Een tweede kantoorlocatie openen: uw IT-checklist

Het huurcontract is getekend, het meubilair is besteld en iemand heeft het koffiezetapparaat al uitgekozen. Dan, meestal zo’n drie weken voor de opening, vraagt iemand zich af of het internet al is geregeld.

Dat is het moment waarop het bij veel openingen van tweede locaties misgaat, omdat een zakelijke verbinding niet iets is wat u aanstaande dinsdag even aanzet. De IT goed regelen voor een tweede kantoorlocatie is vooral een kwestie van volgorde, en het eerste item op de lijst heeft de langste doorlooptijd.

Begin maanden van tevoren met de verbinding

Bestel het internet in de week dat u het huurcontract tekent. De levering van zakelijk glasvezel kan zes tot twaalf weken duren, en aanzienlijk langer als er graafwerkzaamheden nodig zijn om het gebouw te bereiken. Niemand vertelt u dit totdat u erom vraagt.

Controleer wat er beschikbaar is op het adres voordat u zich eraan verbindt, idealiter vóór de ondertekening. Een goedkope unit op een industrieterrein met slechte connectiviteit is niet goedkoop, en het is de enige beslissing over een tweede kantoorlocatie die u later niet meer ongedaan kunt maken.

Regel ook een tijdelijke fallback, meestal een mobiele verbinding, zodat een vertraagde installatie geen vertraagde opening wordt. En beslis of deze locatie permanent een back-upverbinding nodig heeft. Als uw telefonie erover loopt en uw team niet zonder kan werken, is het antwoord waarschijnlijk ja.

Dan de bekabeling, voordat de muren dichtgaan

Netwerkbekabeling is aanzienlijk goedkoper voordat de afbouw is voltooid. Zodra de plafonds erin zitten en de muren zijn geverfd, wordt elk extra punt een ingrijpende klus.

Plan meer punten dan u denkt nodig te hebben. Bureaus worden verplaatst, printers krijgen een andere plek en access points hebben liever bekabelde verbindingen in het plafond dan dat ze worden ingeplugd waar toevallig een stopcontact zit. Voeg punten toe voor het scherm in de vergaderruimte, het toegangscontrolesysteem en de kaartlezer als u die heeft.

Bepaal waar de apparatuur komt te staan en maak er een goede plek van: geventileerd, afsluitbaar en met stroom. Een kast achter een kapstok werkt totdat het misgaat.

Wat uw tweede kantoorlocatie nodig heeft om als één bedrijf te voelen

Dit is het deel dat echt is veranderd. Tien jaar geleden betekende een tweede locatie het koppelen van twee netwerken zodat mensen dezelfde bestandsserver konden bereiken. Vandaag de dag, als uw bestanden en applicaties al in de cloud staan, zijn beide locaties simpelweg twee plekken die verbinding maken met dezelfde diensten.

Dat maakt het geheel veel eenvoudiger, mits u die overstap al heeft gemaakt. Als u nog steeds een on-premise server op het hoofdkantoor heeft, is het openen van een tweede kantoorlocatie het moment om u af te vragen of dat nog steeds de juiste opzet is. Het behouden ervan betekent namelijk dat u een verbinding tussen de locaties moet bouwen en moet accepteren dat de ene afhankelijk is van de andere.

De rest draait om consistentie:

• Dezelfde accounts en toegang. Niemand zou een aparte login moeten hebben voor de andere locatie.
• Dezelfde apparaatconfiguratie. Laptops die identiek zijn geconfigureerd en centraal zijn aangemeld, ongeacht in welk kantoor ze terechtkomen.
• Telefonie die beide locaties overspant. Interne doorkiesnummers tussen locaties, gesprekken die onderling kunnen worden doorverbonden en één set regels voor openingstijden.
• Draadloos bereik ontworpen voor de ruimte. Geen router in de hoek, maar dekking gemeten op basis van de plattegrond.
• Printen en vergaderruimtes. Kleine dingen, maar wel de zaken waar mensen in de eerste week over klagen.

Wie lost het op als er niemand is

De vraag die mensen vergeten. Op uw hoofdlocatie is er meestal wel iemand met technische kennis in de buurt. Op een tweede kantoorlocatie is dat mogelijk niet het geval.

Bepaal vooraf wie fysieke toegang heeft tot de apparatuur, wie een monteur binnen kan laten en hoe snel er iemand ter plaatse kan zijn. Beheer op afstand lost de meeste problemen op, maar niet een switch die even uit- en aangezet moet worden of een kabel die door iemand met een stoel is losgetrokken.

Spreek dit af vóór de opening in plaats van tijdens het eerste incident, en schrijf de namen op. Een locatie waar niemand verantwoordelijk is voor de serverkast, komt daar meestal op een vrijdagmiddag achter.

Een realistische tijdlijn

Terugwerkend vanaf de openingsdag: internet besteld bij ondertekening van het huurcontract, bekabeling gepland tijdens het ontwerp van de afbouw, apparatuur ongeveer zes weken van tevoren besteld, installatie en configuratie twee tot drie weken van tevoren, apparaten klaargemaakt voor de mensen die er gaan werken, en een testdag waarbij iemand daadwerkelijk in de ruimte zit en een paar uur normaal werkt.

Het is de moeite waard om op die testdag aan te dringen. Het brengt het scherm in de vergaderruimte dat niet wil verbinden en de hoek zonder draadloos bereik aan het licht terwijl er nog tijd is om in te grijpen.

Laat ons de tweede locatie regelen

Het openen van een locatie is een drukke periode, en IT is het onderdeel waarbij een gemiste deadline verandert in een vertraagde opening. Het is ook het onderdeel waarbij het direct goed doen een fractie kost van het achteraf aanpassen.

Bij EvolvingDesk regelen we dit parallel aan uw afbouw. We controleren welke connectiviteit beschikbaar is voordat u tekent, bestellen de lijn vroegtijdig, plannen de bekabeling met uw aannemer, ontwerpen het draadloze netwerk voor de werkelijke plattegrond, breiden uw telefonie uit zodat beide locaties als één geheel werken, en zorgen dat de apparaten klaarstaan voordat er iemand arriveert.

Uw team stapt op dag één binnen, logt in met hun bestaande account en gaat aan het werk. Niemand merkt iets van de IT, en dat is precies de bedoeling.

Binnenkort een huurcontract tekenen? Plan een gesprek voordat u dat doet, dan controleren wij wat het gebouw daadwerkelijk kan leveren.

Lees meer

• Wat is VoIP en waarom stappen bedrijven over van vaste lijnen
• Hoe u externe medewerkers productief en veilig houdt
• Managed IT-services bij EvolvingDesk

Verder lezen: het Wi-Fi Alliance overzicht van draadloze standaarden en het Wikipedia-artikel over gestructureerde bekabeling.