Wat is VoIP en waarom stappen bedrijven massaal over van vaste lijnen?

De meeste bedrijven die nog betalen voor analoge telefoonlijnen doen dat niet bewust; ze zijn er simpelweg nog niet aan toegekomen om over te stappen. Zodra u begrijpt wat VoIP is en hoeveel u er daadwerkelijk mee bespaart, stapelen de redenen om over te stappen zich snel op.

Hier leest u wat VoIP is, hoe het presteert ten opzichte van een traditionele vaste lijn en wat u moet controleren voordat u de overstap maakt.

Wat is VoIP, in begrijpelijke taal?

VoIP, kort voor Voice over Internet Protocol, verstuurt telefoongesprekken via het internet in plaats van via traditionele koperen telefoonlijnen. In plaats van een speciaal telefoonnetwerk reizen uw gesprekken als data, op dezelfde manier als een videogesprek of een streamingdienst.

Voor specifiek zakelijke VoIP betekent dit meestal een in de cloud gehost telefoonsysteem in plaats van een fysieke centrale in een serverkast, waarbij gesprekken worden afgehandeld via bureau-telefoons, computers of mobiele apps. Veel providers bieden ook een mobiele app aan, zodat een zakelijk nummer overgaat op een persoonlijke telefoon zonder dat het privénummer wordt vrijgegeven.

Hoe werkt VoIP, stap voor stap?

Wanneer u belt, wordt uw stem omgezet in digitale datapakketten. Die pakketten reizen via uw internetverbinding naar de VoIP-provider, die het gesprek naar de bestemming leidt, of dat nu een andere VoIP-gebruiker is of een traditioneel telefoonnummer. Het hele proces vindt plaats in milliseconden, waardoor de gesprekskwaliteit net zo direct aanvoelt als een gewoon telefoongesprek, mits uw internetverbinding stabiel is.

VoIP vs vaste lijn: wat er echt verandert

• Kosten. VoIP kost doorgaans minder per lijn, vooral voor bedrijven die veel interlokale of internationale gesprekken voeren.
• Flexibiliteit. Medewerkers kunnen overal waar een internetverbinding is zakelijke gesprekken aannemen via een laptop of app, niet alleen vanaf een vast toestel op hun bureau.
• Functies. Gespreksroutering, voicemail-naar-e-mail, automatische beantwoording en gespreksanalyse zijn standaard bij de meeste zakelijke VoIP-abonnementen, terwijl hier bij vaste lijnen vaak extra kosten aan verbonden zijn.
• Schaalbaarheid. Het toevoegen van een nieuwe lijn duurt meestal slechts enkele minuten via een dashboard, in plaats van dat u een afspraak moet maken met een monteur.

Het enige dat bij vergelijkingen tussen VoIP en vaste lijnen vaak wordt overgeslagen: VoIP is volledig afhankelijk van uw internetverbinding. Een vaste lijn werkt nog steeds tijdens een internet- of stroomstoring. VoIP over het algemeen niet, tenzij u hier vooraf maatregelen voor heeft getroffen.

Wat u moet controleren voordat u overstapt op een nieuw zakelijk telefoonsysteem

Een paar zaken die het bevestigen waard zijn voordat u zich aanmeldt voor een nieuw zakelijk telefoonsysteem:

• Is uw internetverbinding betrouwbaar en snel genoeg om het gespreksvolume aan te kunnen naast alle andere zaken waar uw bedrijf het voor gebruikt?
• Biedt uw provider een back-upplan voor stroom- of internetstoringen, zoals het automatisch doorschakelen van gesprekken naar mobiele telefoons?
• Zijn de geadverteerde functies (keuzemenu, voicemail-naar-e-mail, gespreksopname) inbegrepen, of worden ze als extra’s gefactureerd?
• Kan het worden geïntegreerd met de tools die u al gebruikt, zoals Microsoft Teams of uw CRM?

VoIP correct instellen

Een slecht geplande VoIP-uitrol, vooral op een netwerk dat niet is gecontroleerd op bandbreedte of geconfigureerd voor spraakverkeer, veroorzaakt meer kopzorgen dan de vaste lijn die het heeft vervangen. Quality of Service-instellingen op uw router en een voorafgaande netwerkanalyse voorkomen de meeste problemen met haperende gesprekken die bedrijven met VoIP associëren.

Dit sluit direct aan bij de netwerkplanning die wordt behandeld in ons artikel over het verminderen van vergaderoverbelasting met slimmere IT-tools, en de bredere visie achter het kiezen tussen cloud- en on-premise infrastructuur.

Voor meer technische achtergrondinformatie is Wikipedia’s overzicht van VoIP-technologie een goed startpunt.

Veelgestelde vragen

Waar wordt VoIP voor gebruikt naast telefoongesprekken?

Veel VoIP-systemen ondersteunen ook videogesprekken, team-messaging en conferencing, waardoor meerdere communicatiemiddelen in één platform worden gebundeld.

Werkt VoIP tijdens een stroomstoring?

Niet standaard. Het is afhankelijk van de beschikbaarheid van internet en stroom, tenzij u doorschakeling naar mobiel als back-up heeft ingesteld.

Is de overstap naar VoIP ingrijpend voor een klein bedrijf?

Meestal niet. De meeste providers zetten bestaande telefoonnummers over en de overstap kan vaak met minimale downtime plaatsvinden als deze goed is gepland. Dus, wat levert VoIP een klein bedrijf uiteindelijk op? Meestal lagere maandelijkse kosten en veel meer flexibiliteit dan de vaste lijn die het vervangt.

Veelgestelde vragen

Waar wordt VoIP voor gebruikt naast telefoongesprekken?

Veel VoIP-systemen ondersteunen ook videogesprekken, team-messaging en conferencing, waardoor meerdere communicatiemiddelen in één platform worden gebundeld.

Werkt VoIP tijdens een stroomstoring?

Niet standaard. Het is afhankelijk van de beschikbaarheid van internet en stroom, tenzij u doorschakeling naar mobiel als back-up heeft ingesteld.

Is de overstap naar VoIP ingrijpend voor een klein bedrijf?

Meestal niet. De meeste providers zetten bestaande telefoonnummers over en de overstap kan vaak met minimale downtime plaatsvinden wanneer deze goed is gepland.