Második irodahelyszín megnyitása: Az Ön IT-ellenőrzőlistája

A bérleti szerződés aláírva, a bútorokat megrendelték, és valaki már ki is választotta a kávéfőzőt. Aztán, jellemzően körülbelül három héttel a nyitás előtt, valaki megkérdezi, hogy el van-e intézve az internet.

Ekkor szokott elromlani sok második telephely megnyitása, mert egy üzleti internetkapcsolat nem olyan dolog, amit a jövő keddre bekapcsolnak. A második irodahelyszín IT-ellátásának megfelelő kialakítása elsősorban sorrend kérdése, és a lista első pontjának van a leghosszabb átfutási ideje.

Kezdje a kapcsolattal, hónapokkal előre

Rendelje meg az internetet még azon a héten, amikor aláírja a bérleti szerződést. Az üzleti száloptikás internet szállítása hat-tizenkét hétig is eltarthat, és jelentősen tovább, ha a megfelelő kiépítéshez építési munkálatokra van szükség. Erről senki nem szól előre, amíg rá nem kérdez.

Mielőtt elköteleződne egy adott cím mellett, ellenőrizze, milyen lehetőségek állnak ott rendelkezésre – ideális esetben még a szerződés aláírása előtt. Egy olcsó helyiség egy gyenge internetlefedettségű ipari parkban nem olcsó, és ez az egyetlen döntés a második irodahelyszínnel kapcsolatban, amit utólag nem lehet visszacsinálni.

Gondoskodjon egy ideiglenes tartalék megoldásról is, általában mobilinternet formájában, hogy a telepítés csúszása ne jelentse a nyitás csúszását is. És döntse el, hogy ennek a telephelynek tartósan szüksége van-e tartalék vonalra. Ha ez fogja működtetni a telefóniát, és a csapat nem tud e nélkül dolgozni, a válasz valószínűleg igen.

Aztán a kábelezés, mielőtt a falak lezárulnak

A hálózati kábelezés jelentősen olcsóbb a kivitelezés befejezése előtt. Amint a mennyezet a helyén van és a falak ki vannak festve, minden további pont kialakítása zavaró munkává válik.

Tervezzen több csatlakozási pontot, mint amennyire elsőre gondolná. Az asztalok áthelyeződnek, a nyomtatók máshová kerülnek, és a hozzáférési pontoknak kábelezett csatlakozásra van szükségük a mennyezetben, nem pedig oda bedugva, ahol épp van egy aljzat. Adjon hozzá pontokat a tárgyalótermi kijelzőhöz, a beléptető rendszerhez és a kártyaolvasóhoz, ha van ilyen.

Döntse el, hol legyen az eszközök helye, és alakítson ki rá egy megfelelő helyiséget: szellőztetett, zárható, árammal ellátott. Egy fogasok mögötti szekrény addig működik, amíg nem.

Mire van szüksége a második irodahelyszínnek ahhoz, hogy egy vállalatnak érződjön

Íme a rész, ami valóban megváltozott. Tíz évvel ezelőtt egy második telephely azt jelentette, hogy összekötik a két hálózatot, hogy mindenki elérje ugyanazt a fájlszervert. Ma, ha a fájlok és alkalmazások már felhőben vannak, mindkét telephely egyszerűen csak két hely, amely ugyanazokhoz a szolgáltatásokhoz kapcsolódik.

Ettől az egész sokkal egyszerűbb lesz, feltéve, hogy már megtette ezt a lépést. Ha a központi irodában még helyben üzemeltetett szervert használ, a második irodahelyszín megnyitása jó alkalom arra, hogy megkérdezze, ez még mindig a megfelelő megoldás-e, mert ennek megtartása azt jelenti, hogy kapcsolatot kell kiépíteni a telephelyek között, és el kell fogadni, hogy az egyik függ a másiktól.

A többi a következetességről szól:

• Azonos fiókok és hozzáférés. Senkinek sem szabad külön bejelentkezéssel rendelkeznie a másik telephelyhez.
• Azonos eszközbeállítás. Az eszközöket egységesen konfigurálva, központilag regisztrálva használják, függetlenül attól, melyik irodában kötnek ki.
• Mindkét telephelyet lefedő telefónia. Belső mellékek a telephelyek között, telephelyek közötti hívásátirányítás, egységes nyitvatartási szabályok.
• A térhez igazított vezeték nélküli lefedettség. Nem egy sarokba állított router, hanem az alaprajzhoz mérten tervezett lefedettség.
• Nyomtatás és tárgyalótermek. Apró dolgok, de pont ezekre panaszkodnak az emberek az első héten.

Ki javítja meg, ha senki sincs ott

Ez az a kérdés, amiről mindenki megfeledkezik. A központi telephelyen általában van a közelben valaki, aki ért a technikához. A második irodahelyszínen lehet, hogy senki.

Döntsék el előre, ki fér hozzá fizikailag az eszközökhöz, ki tud beengedni egy szerelőt, és milyen gyorsan tud valaki a helyszínre érni. A távoli felügyelet a problémák többségét lefedi, de nem segít egy olyan switchnél, amelyet újra kell indítani áramtalanítással, vagy egy kábelnél, amelyet valaki kihúzott egy székkel.

Ezt beszéljék meg a nyitás előtt, ne az első incidens közben, és írják le a neveket. Az a telephely, ahol senki sem felelős a szerverszekrényért, ezt hajlamos egy pénteki napon felfedezni.

Egy reális ütemterv

A nyitás napjától visszafelé haladva: internet megrendelve a bérleti szerződés aláírásakor, kábelezés megtervezve a kivitelezés tervezési szakaszában, eszközök megrendelve körülbelül hat héttel korábban, telepítés és konfigurálás két-három héttel korábban, eszközök előkészítve az ott dolgozó munkatársak számára, és egy tesztnap, amikor valaki ténylegesen beül a térbe, és néhány órán át rendesen dolgozik.

Érdemes ragaszkodni ehhez a tesztnaphoz. Ekkor derül ki a tárgyalótermi kijelző, amely nem csatlakozik, és a sarok, ahol nincs vezeték nélküli lefedettség – még amíg van idő lépni.

Bízza ránk a második telephelyet

Egy telephely megnyitása mindig mozgalmas időszak, és az IT az a terület, ahol egy elmulasztott átfutási idő könnyen a nyitás csúszásává válik. Ugyanakkor ez az a terület is, ahol az elsőre jól elvégzett munka töredékébe kerül annak, mintha később kellene utólag pótolni.

Az EvolvingDesk-nél ezt a kivitelezéssel párhuzamosan intézzük. Már az aláírás előtt ellenőrizzük, milyen internetkapcsolat áll rendelkezésre, korán megrendeljük a vonalat, a kivitelezővel közösen megtervezzük a kábelezést, az aktuális alaprajzhoz igazítva tervezzük meg a vezeték nélküli lefedettséget, kiterjesztjük a telefóniát, hogy a két telephely egyként működjön, és az eszközöket már azelőtt elkészítjük, hogy bárki megérkezne.

A csapata az első napon besétál, bejelentkezik a már meglévő fiókjával, és dolgozik. Senki nem veszi észre az IT-t – pedig pont ez a lényeg.

Hamarosan aláír egy bérleti szerződést? Foglaljon időpontot egy hívásra, mielőtt megteszi, és mi ellenőrizzük, mit tud valójában nyújtani az épület.

További olvasnivaló

• Mi az a VoIP, és miért hagyják el a vállalkozások a vezetékes telefonvonalakat
• Hogyan tartsa a távmunkásokat termelékenynek és biztonságban
• Felügyelt IT-szolgáltatások az EvolvingDesk-nél

További olvasnivaló: a Wi-Fi Alliance áttekintése a vezeték nélküli szabványokról és a Wikipédia cikke a strukturált kábelezésről.