Het fuseren van twee bedrijven betekent een Microsoft tenant-migratie

De deal is getekend. De advocaten zijn betaald, de aankondiging is de deur uit en iedereen heeft het over de bedrijfscultuur en organogrammen. Ondertussen hebben twee bedrijven twee e-mailsystemen, twee sets bestanden, twee partijen licenties en twee mappen vol accounts die niets van elkaar weten.

Een Microsoft tenant-migratie is de technische vertaling van een fusie, en deze wordt stelselmatig onderschat. Niet omdat het op een exotische manier moeilijk is, maar omdat het alles raakt wat mensen de hele dag gebruiken en er geen versie van bestaat die niemand opmerkt.

Waarom u niet gewoon twee tenants kunt samenvoegen

De instinctieve aanname is dat Microsoft hier een knop voor heeft. Dat is niet zo. Een tenant is een aparte wereld met eigen identiteiten, licenties, beleidsregels en gegevens, en er is geen ondersteunde manier om de ene in de andere te gieten als één enkele handeling.

Wat er feitelijk gebeurt is een migratie: u kiest één tenant om te behouden en verplaatst vervolgens gebruikers, mailboxen, bestanden, groepen en machtigingen vanuit de andere, waarna u de restanten ontmantelt. Elk item wordt bewust verplaatst.

Dat is waarom tijdlijnen mensen verrassen. Een kleine fusie van twee bedrijven met dertig medewerkers is een project van weken, niet van een weekend.

De drie manieren waarop een Microsoft tenant-migratie meestal verloopt

Absorberen. Het grotere bedrijf behoudt zijn tenant, het kleinere trekt erbij in. De eenvoudigste, meest voorkomende en meestal de juiste oplossing.

Nieuw opbouwen. Beiden verhuizen naar een frisse tenant. Meer werk, maar soms de juiste keuze wanneer beide omgevingen rommelig zijn of wanneer de gefuseerde entiteit een echt nieuwe identiteit heeft en geen van beide partijen zich geabsorbeerd wil voelen.

Co-existeren. Beiden behouden hun tenants en u verbindt ze zodat mensen elkaar kunnen vinden, agenda’s kunnen delen en kunnen samenwerken. Soms een bewuste keuze wanneer de bedrijven gescheiden blijven, en soms per ongeluk gekozen omdat niemand een besluit nam. De tweede versie is duur: alles dubbel, voor altijd.

Beslis vroegtijdig welke van de drie u gaat doen en leg vast waarom. IT-werk bij fusies en overnames gaat het vaakst mis wanneer deze keuze nooit echt wordt gemaakt en de standaard ‘co-existentie door verwaarlozing’ wordt.

Wat een Microsoft tenant-migratie daadwerkelijk verplaatst

De lijst is langer dan mensen verwachten, en over het meeste moet een besluit worden genomen in plaats van dat het simpelweg wordt gekopieerd.

• Identiteiten. Elk account, plus de vraag hoe de nieuwe e-mailadressen eruitzien en of het oude domein mail blijft ontvangen.
• Mailboxen. E-mail, agenda’s, contactpersonen, gedeelde mailboxen en regels. Mailbox-migratie is bekend terrein, maar agendamachtigingen tussen collega’s gaan snel kapot en worden onmiddellijk opgemerkt.
• Bestanden. SharePoint-sites en OneDrive-inhoud, samen met de bijbehorende machtigingen. Dit is meestal het grootste volume en het traagste onderdeel.
• Teams en groepen. Kanalen, lidmaatschappen en de bijbehorende bestanden. Chatgeschiedenis is het lastige onderdeel, omdat dit niet vlekkeloos meeverhuist terwijl mensen dat wel verwachten.
• Apparaten. Laptops die in de ene tenant zijn geregistreerd, moeten worden verplaatst, wat voor sommige apparaten een herinstallatie betekent.
• Licenties. Twee Microsoft 365-overeenkomsten, verschillende verlengingsdata, mogelijk verschillende abonnementen voor mensen die hetzelfde werk doen.
• Applicaties. Alles waarbij wordt ingelogd via Microsoft moet aan de andere kant opnieuw worden verbonden.

De onderdelen die mensen vergeten

Drie zaken worden steevast over het hoofd gezien.

E-mailroutering tijdens de overgang. Gedurende een periode bevinden sommige mensen zich aan de ene kant en anderen aan de andere kant. Het correct laten verlopen van de mailstroom tussen hen, en van buitenaf, is secuur werk en zeer zichtbaar wanneer het misgaat.

Domeinmigratie en DNS. Een domein kan slechts in één tenant tegelijk worden geverifieerd. Een onjuiste volgorde hierin betekent een storing op het meest opvallende systeem dat u bezit.

Machtigingsgeschiedenis. Bestanden verhuizen, maar de logica achter wie wat mocht inzien verhuist niet mee. Een Microsoft tenant-migratie is een uitzonderlijk goed moment om de toegang te herzien in plaats van jaren aan opgebouwde machtigingen trouw te recreëren.

Hoe het voelt voor het personeel

Wees eerlijk tegen mensen. In het migratieweekend loggen ze overal uit en loggen ze opnieuw in met een nieuw adres. Sommigen zullen hulp nodig hebben. Oude chatgeschiedenissen komen mogelijk niet over. Gedeelde agenda’s moeten opnieuw worden toegevoegd.

Indien vooraf aangekondigd, is dit een onhandige maandag. Wordt het mensen overvallen in een periode waarin ze al onrustig zijn over een fusie, dan wordt het het bewijs dat niemand een plan heeft.

Laat ons de technische fusie uitvoeren

Fusies zijn al veeleisend genoeg zonder dat IT hetgeen wordt waar iedereen over klaagt. En omdat een Microsoft tenant-migratie maar één keer gebeurt, is het geen werk waar uw team beter in wordt door het vaker te doen.

Bij EvolvingDesk voeren wij deze van begin tot eind uit. We inventariseren beide omgevingen, adviseren welke tenant behouden moet blijven en waarom, regelen de volgorde van domein- en mailroutering zodat niets op zwart gaat, verplaatsen mailboxen en bestanden in geplande golven, rationaliseren de licenties over beide bedrijven en ondersteunen uw mensen tijdens het weekend dat ze het daadwerkelijk merken.

U krijgt één bedrijf op één systeem, met een omgeving die weerspiegelt hoe het gefuseerde bedrijf werkt in plaats van twee geschiedenissen die aan elkaar zijn vastgeplakt.

Fusie of overname in het vooruitzicht? Plan vroegtijdig een gesprek. De beslissingen zijn veel goedkoper voordat de deal rond is dan daarna.

Lees meer

• Wat is Microsoft Copilot en hoe kan uw bedrijf het gebruiken
• Wat gebeurt er met uw gegevens als een werknemer vertrekt
• Managed IT-services bij EvolvingDesk

Achtergrond: de Microsoft-documentatie over tenant-to-tenant migraties en de richtlijnen voor cross-tenant mailbox-verplaatsingen.