De werkelijke kosten van downtime: bereken het voor uw bedrijf

De meeste gesprekken over IT-investeringen lopen op hetzelfde punt vast. Iemand stelt betere back-ups, redundant internet of goede monitoring voor, en iemand anders vraagt wat het kost. Het bedrag is concreet, het voordeel is vaag, en het voorstel sterft een stille dood.

De manier om uit die cirkel te stappen, is door de andere kant ook concreet te maken. Zodra u de kosten van downtime voor uw eigen bedrijf kent, gaat het gesprek niet langer over geld uitgeven, maar over het vergelijken van twee getallen.

Negeer de sectorgemiddelden

U zult koppen zien die beweren dat downtime duizenden euro’s per minuut kost. Die cijfers komen uit onderzoeken die worden gedomineerd door grote ondernemingen, banken en fabrikanten met productielijnen. Ze zijn niet fout, ze gaan simpelweg over iemand anders.

Uw eigen cijfer zal lager uitvallen, en het zal veel overtuigender zijn, omdat u elke regel ervan kunt verdedigen. Kwartier met een rekenmachine wint het van elke statistiek die u zou kunnen citeren.

De vier componenten van de kosten van downtime

1. Mensen die niet kunnen werken

Neem de totale loonkosten per uur van een werknemer, dus salaris plus werkgeverslasten en overhead, niet het brutoloon. Vermenigvuldig dit met het aantal mensen dat daadwerkelijk geblokkeerd is.

Wees eerlijk over wie er geblokkeerd is. Tijdens een storing vinden sommige mensen ander werk om te doen. Anderen zitten volledig vast. De inschatting dat zeventig procent van het getroffen personeel hun tijd verliest, ligt meestal dichter bij de realiteit dan aannemen dat iedereen stopt. Deze verloren productiviteit is voor de meeste kantoren de grootste afzonderlijke component.

2. Omzet die u niet inhaalt

Dit is de post die mensen vaak overschatten. Als uw systemen twee uur plat liggen en elke bestelling die middag alsnog binnenkomt, bent u tijd verloren in plaats van omzet.

Vraag in plaats daarvan: welk deel van de business verdwijnt simpelweg? Een webshop verliest definitief verkopen. Een groothandel met vaste klanten meestal niet. Gebruik uw brutomarge in plaats van de omzet, want dat is wat een niet-gemaakte verkoop u daadwerkelijk kost.

3. Het inhalen achteraf

De vergeten post, en vaak het grootste deel van de kosten van downtime. Werk verdwijnt niet, het stapelt zich op. Elk uur offline zorgt voor herstelwerk, overuren, verplaatste afspraken en een support-inbox die dagen nodig heeft om te worden weggewerkt.

Een redelijke vuistregel is dat het herstel ongeveer de helft extra tijd kost van de tijd dat u plat lag. Als u vier uur offline was, reken dan op ongeveer zes uur verstoord werk achteraf.

4. De gevolgen die u niet kunt factureren

Gemiste deadlines, een levering die vertraging oploopt, een klant die het aan iemand anders vertelt. Deze zaken zijn lastig te meten, dus laat ze buiten de rekensom en noem ze apart. Een getal dat u kunt verdedigen is meer waard dan een getal dat u heeft opgeblazen.

Een voorbeeld uitwerken

Neem een bedrijf van twintig personen. Vijftien worden getroffen door een storing, tegen een totale loonkost van 45 euro per uur. Dat is ongeveer 675 euro per uur aan loon, en als zeventig procent van die tijd echt verloren gaat, reken dan op 470 euro.

Stel dat het bedrijf drie miljoen per jaar omzet met een marge van dertig procent. Dat komt neer op ongeveer 450 euro marge per werkuur, waarvan misschien een kwart definitief verloren gaat in plaats van uitgesteld. Tel daar ongeveer 110 euro bij op.

Dan het inhalen: de helft extra van de verloren arbeid, nog eens zo’n 235 euro.

De kosten van downtime komen uit op bijna 800 euro per uur. Een volledige werkdag is ongeveer 6.500 euro. Twee dagen, wat een heel normale hersteltijd is na een ernstig incident, is 13.000 euro nog voordat iemand over reputatieschade begint.

Doorloop dezelfde stappen met uw eigen cijfers. De oefening duurt een kwartier en het resultaat is door u te onderbouwen.

Wat u moet doen met uw downtime-cijfer

Vergelijk het met wat u daadwerkelijk uitgeeft. Als een dag offline 6.500 euro kost en betere back-up en monitoring 200 euro per maand kosten, dan wordt de terugverdientijd gemeten in uren vermeden downtime, niet in jaren.

Het scherpt ook de prioriteiten aan. Zodra u de kosten van downtime per uur ziet, verschuift de vraag van “is dit het waard” naar “welke storing zou de meeste pijn doen, en wat kost het om die te verkorten”. Dat is een veel beter gesprek om te voeren met een financieel directeur, en het verandert een IT-budgetpost in een risico-afweging in plaats van een kostenpost waarop bezuinigd moet worden.

Houd de schatting conservatief. Een verdedigbare 800 euro per uur overtuigt mensen. Een opgeblazen 5.000 euro lokt een discussie uit over uw aannames in plaats van over de beslissing die voorligt.

Laten we berekenen wat een storing echt zou betekenen

De meeste bedrijven hebben hun kosten van downtime nog nooit berekend, en dat is precies waarom IT-uitgaven aanvoelen als een kostenpost in plaats van een investering. Niemand heeft de twee getallen naast elkaar gezet.

Bij EvolvingDesk doen we dit standaard met onze klanten. We lopen uw cijfers door, kijken welke systemen u daadwerkelijk offline zouden halen en voor hoe lang, en laten u vervolgens zien wat het kost om dat herstel te verkorten. Soms is het antwoord dat uw huidige setup prima is. Soms blijkt dat één niet-gemonitorde server tussen u en een zeer dure week in staat.

Hoe dan ook, u krijgt een beslissing gebaseerd op uw eigen cijfers in plaats van op het bangmakerij-verhaal van een leverancier, en een business continuity plan dat is afgestemd op wat u daadwerkelijk kunt verliezen.

Wilt u weten wat een uur offline u kost? Plan een gesprek en we rekenen het samen uit, met uw cijfers op tafel.

Lees meer

• Wat kost IT-beheer per werknemer, per maand
• De 3-2-1 back-up regel uitgelegd
• Managed IT-services bij EvolvingDesk

Achtergrondinformatie over resilience planning: het NCSC-materiaal over business continuity en de Ready.gov-richtlijnen voor continuity planning.