De IT-onboarding checklist die elk groeiend bedrijf nodig heeft

Een nieuwe collega komt op maandagochtend vol energie aan en brengt de eerste twee uur wachtend door op een laptop die niemand heeft besteld. Uiteindelijk overhandigt iemand een reserve-exemplaar waar de bestanden van de vorige eigenaar nog op staan. Het wachtwoord wordt door het kantoor geroepen.

Het gebeurt voortdurend en het is volledig te vermijden. Een schriftelijke IT-onboarding checklist verandert de eerste dag van een improvisatie in een routine, en dicht tegelijkertijd geruisloos een hele reeks beveiligingslekken.

Waarom een IT-onboarding checklist het opschrijven waard is

Drie redenen. De eerste is de indruk die het maakt. De onboarding van medewerkers zet de toon voor de volledige ervaring van iemand bij het bedrijf, en een werkende laptop op dag één zegt meer over uw werkwijze dan welke welkomsttoespraak dan ook.

De tweede is tijd. Een gestructureerd proces verandert urenlang gehaast geregel in een voorspelbaar half uur voorbereiding.

De derde is beveiliging. Ad-hoc configuratie van nieuwe medewerkers is de reden dat mensen eindigen met veel meer toegang dan hun functie vereist. Het kopiëren van de machtigingen van de vorige persoon in die rol voelt efficiënt, maar het is de manier waarop een junior verkoopassistent stilletjes toegang krijgt tot salarisgegevens.

Eén week voor de startdatum

• Bevestig de rol, de manager en de startdatum bij HR
• Bepaal welke systemen deze rol nodig heeft, gebaseerd op de functie in plaats van de persoon
• Bestel de hardware, of claim een apparaat uit de voorraad en wis dit grondig
• Wijs de juiste licentie toe, aangezien niet iedereen dezelfde nodig heeft
• Controleer of er een telefoonnummer of toestelnummer nodig is

De meest nuttige gewoonte hier is het definiëren van toegang per rol. Schrijf eenmalig op wat een verkoopvertegenwoordiger krijgt, wat een boekhouder krijgt en wat een magazijnmedewerker krijgt. Elke toekomstige nieuwe medewerker kost dan slechts minuten in plaats van giswerk.

Twee dagen van tevoren: de technische helft van de IT-onboarding checklist

• Maak het account aan met een standaard naamgevingsconventie
• Meld het apparaat aan (enrolment) zodat het zichzelf configureert wanneer de nieuwe starter voor het eerst inlogt
• Dwing schijfversleuteling en automatische updates af
• Voeg de persoon toe aan de juiste groepen, wat de basis vormt voor hun toegangsrechten
• Stel de mailbox, handtekening en eventuele gedeelde mailboxen in die ze nodig hebben
• Bereid een eerste aanmelding voor die een wachtwoordwijziging en registratie voor multifactorauthenticatie afdwingt

Groepen verdienen een moment van aandacht. Het verlenen van machtigingen aan individuen voelt snel, maar wordt binnen een jaar onbeheersbaar. Wijs mensen toe aan groepen en geef de groepen de toegangsrechten. Dan is een rolwijziging één aanpassing in plaats van twintig.

Dag één

• Overhandig het apparaat en doorloop samen de eerste aanmelding
• Voltooi de installatie van multifactorauthenticatie ter plaatse
• Laat zien waar bestanden staan en, belangrijker nog, waar ze niet thuishoren
• Introduceer het ticketproces, zodat mensen weten aan wie ze iets moeten vragen als er iets kapot gaat
• Behandel de basisprincipes van beveiliging: phishing, wachtwoordbeheer, en het melden van ongebruikelijke zaken

Houd dat laatste gesprek kort en menselijk. Tien minuten over het herkennen van een verdacht factuurverzoek is effectiever dan een stapel van veertig beleidsstukken die niemand onthoudt. Vertel hen expliciet dat het melden van een fout altijd welkom is, want de angst om dom over te komen is wat een klik in een datalek verandert.

Na de eerste week

Check even in. Vraag wat er ontbreekt, wat traag werkt en waar ze niet in kunnen komen. Nieuwe medewerkers merken frictie op die alle anderen al jaren niet meer zien, en ze zullen u dit alleen in de eerste maand vertellen.

Leg vervolgens vast wat u hen heeft gegeven. Een nauwkeurig overzicht van gebruikersaccounts en apparaten per persoon is wat offboarding later pijnloos maakt. Elke IT-onboarding checklist zou een bijbehorend proces voor vertrekkers moeten hebben, want de dag dat iemand zijn ontslag indient, is een slecht moment om te gaan reconstrueren waar diegene toegang toe had.

De fouten die een goede IT-onboarding checklist voorkomt

• Gedeelde logins voor een systeem waar niemand een tweede licentie voor wilde kopen
• Lokale beheerdersrechten die worden uitgedeeld om een installatieprobleem op te lossen
• Persoonlijke apparaten die worden gebruikt voor bedrijfsgegevens zonder enige scheiding
• Wachtwoorden die via WhatsApp worden verzonden of op een briefje worden geschreven
• Toegang gekopieerd van een collega in plaats van toegewezen op basis van rol

Geen van deze zaken komt voort uit onverschilligheid. Ze komen voort uit drukte en de wil om iemand te helpen met werken.

Laten we dag één automatisch maken

Dit is de eerlijke waarheid over de onboarding van medewerkers. Elke bovenstaande stap kan worden geautomatiseerd, en zodra dat is gebeurd, is er voor het hele proces slechts één formulier van HR nodig. Apparaatregistratie, licentietoewijzing, groepslidmaatschap, beveiligingsbeleid; alles wordt toegepast zonder dat iemand een instellingenpagina aanraakt.

Dat opzetten is een project. Het werkend houden terwijl uw tools veranderen, is doorlopend werk. Beide zijn precies wat wij doen bij EvolvingDesk. Wij bouwen het proces voor instromers en uitstromers rondom hoe uw bedrijf daadwerkelijk draait, automatiseren wat geautomatiseerd kan worden, en voeren het vervolgens voor u uit zodat niemand de stappen hoeft te onthouden.

Uw nieuwe collega opent een laptop die al is geconfigureerd, logt één keer in en begint met werken. Uw gegevens blijven waar ze horen. Niemand brengt de maandagochtend door met het zoeken naar een oplader.

Wilt u dat uw onboarding ook zo verloopt? Plan een gesprek met ons in en neem uw huidige IT-onboarding checklist mee, hoe rommelig ook. Wij vertellen u wat er deze maand nog geautomatiseerd kan worden.

Lees meer

• Wat gebeurt er met uw gegevens als een werknemer vertrekt
• De MKB-gids voor het kopen van zakelijke laptops
• Hoe u externe medewerkers productief en veilig houdt

Verder lezen: Microsoft-richtlijnen over apparaatregistratie en de NCSC-richtlijnen voor apparaatbeveiliging.