Az IT onboarding ellenőrzőlista, amelyre minden növekvő vállalkozásnak szüksége van

Egy új kolléga hétfő reggel megérkezik, tele energiával, és az első két órát azzal tölti, hogy vár egy laptopra, amit senki sem rendelt meg. Végül valaki átad neki egy tartalékot, amelyen az előző tulajdonos fájljai még mindig rajta vannak. A jelszót átordítják az irodán.

Ez folyamatosan megtörténik, és teljesen elkerülhető. Egy leírt IT onboarding ellenőrzőlista az első napot improvizációból rutinná változtatja, és ugyanakkor csendben bezár egy rakás biztonsági rést.

Miért érdemes leírni az IT onboarding ellenőrzőlistát

Három ok. Az első a benyomás, amit kelt. A munkavállalói onboarding megadja a hangnemet valaki teljes céges tapasztalatához, és egy működő laptop az első napon többet mond arról, hogyan működik a cég, mint bármilyen üdvözlő beszéd.

A második az idő. Egy strukturált folyamat órákból álló kapkodást fél óra kiszámítható előkészületté alakít.

A harmadik a biztonság. Az ad hoc új munkavállaló beállítás az, ahogyan az emberek végül sokkal több hozzáféréssel rendelkeznek, mint amennyit a munkájuk megkövetel. Az utolsó személy jogosultságainak másolása, aki a szerepet betöltötte, hatékonynak tűnik, és ez az, ahogyan egy junior értékesítési asszisztens csendben hozzáférést nyer a bérszámfejtési adatokhoz.

Egy héttel a kezdési dátum előtt

• Erősítse meg a szerepet, a vezetőt és a kezdési dátumot a HR-rel
• Döntse el, mely rendszerekre van szüksége ennek a szerepnek, a szerep alapján, nem a személy alapján
• Rendelje meg a hardvert, vagy vegyen igénybe egy eszközt a készletből és törölje megfelelően
• Rendeljen hozzá megfelelő licencet, mivel nem mindenkinek kell ugyanaz
• Ellenőrizze, hogy szükség van-e telefonszámra vagy mellékre

Az egyetlen leghasznosabb szokás itt a hozzáférés szerepkör szerinti meghatározása. Írja le egyszer, mit kap egy értékesítési képviselő, mit kap egy könyvelő, mit kap egy raktári alkalmazott. Minden jövőbeli felvétel ezután perceket vesz igénybe találgatás helyett.

Két nappal előtte: az IT onboarding ellenőrzőlista technikai fele

• Hozza létre a fiókot szabványos elnevezési konvencióval
• Regisztrálja az eszközt, hogy magát konfigurálja, amikor az új munkavállaló először bejelentkezik
• Kényszerítse ki a lemeztitkosítást és az automatikus frissítéseket
• Adja hozzá a személyt a megfelelő csoportokhoz, ami meghatározza a hozzáférési jogait
• Állítsa be a postafiókot, az aláírást és minden megosztott postafiókot, amire szükségük van
• Készítsen elő egy első bejelentkezést, amely jelszóváltoztatást és multi-factor regisztrációt kényszerít ki

A csoportok megérdemelnek egy pillanat figyelmet. Az egyéneknek jogosultságok megadása gyorsnak tűnik, és egy éven belül kezelhetetlenné válik. Rendeljen embereket csoportokhoz, és adja a csoportoknak a hozzáférési jogokat. Akkor egy szerepváltozás egy módosítás húsz helyett.

Első nap

• Adja át az eszközt és járja végig az első bejelentkezést együtt
• Végezze el a multi-factor authentication beállítást a helyszínen
• Mutassa meg, hol vannak a fájlok és, ami fontos, hol nem tartoznak
• Mutassa be a jegyfolyamatot, hogy az emberek tudják, kihez forduljanak, ha valami elromlik
• Fedje le a biztonsági alapokat: phishing, jelszókezelő, bármi furcsa jelentése

Tartsa ezt az utolsó beszélgetést rövidnek és emberinek. Tíz perc arról, hogyan ismerjünk fel egy gyanús számlakérelmet, megver egy negyvenkét diás szabályzatot, amit senki sem emlékszik. Mondja el nekik kifejezetten, hogy egy hiba jelentése mindig üdvözölt, mert a nevetségesnek tűnés félelme az, ami egy kattintást adatszivárgássá változtat.

Az első hét után

Nézzen utána. Kérdezze meg, mi hiányzik, mi lassú és mibe nem tudnak bejutni. Az új munkavállalók észreveszik a súrlódást, amit mindenki más évekkel ezelőtt abbahagyott látni, és csak az első hónapban mondják el.

Ezután naplózza, mit adott nekik. A felhasználói fiókok és eszközök pontos nyilvántartása személyenként az a dolog, ami az offboardingot később fájdalommentessé teszi. Minden IT onboarding ellenőrzőlistának rendelkeznie kell egy megfelelő távozási folyamattal, mert az a nap, amikor valaki benyújtja a felmondását, rossz pillanat arra, hogy elkezdjük rekonstruálni, mihez volt hozzáférése.

A hibák, amelyeket egy jó IT onboarding ellenőrzőlista megelőz

• Megosztott bejelentkezések egy rendszerhez, amelyhez senki sem akart második helyet vásárolni
• Helyi admin jogok kiosztása, hogy egy telepítési probléma eltűnjön
• Személyes eszközök használata céges adatokhoz, egyáltalán nincs elválasztás
• WhatsAppon küldött jelszavak vagy cetlire írva
• Hozzáférés másolása egy kollégától ahelyett, hogy szerepkör szerint lenne hozzárendelve

Ezek egyike sem hanyagságból származik. Abból származnak, hogy elfoglaltak vagyunk és segíteni akarunk valakinek elkezdeni dolgozni.

Tegyük automatikussá az első napot

Itt az őszinte igazság a munkavállalói onboardingról. A fenti minden lépés automatizálható, és ha megtörtént, az egész egy HR által benyújtott űrlapot vesz igénybe. Eszközregisztráció, licenchez rendelés, csoporttagság, biztonsági szabályzatok, mind alkalmazva anélkül, hogy bárki hozzáérne egy beállítási oldalhoz.

Ennek beállítása egy projekt. Működésének fenntartása, ahogy az eszközei változnak, folyamatos munka. Mindkettő pontosan az, amit az EvolvingDesknél csinálunk. Felépítjük a belépők és távozók folyamatát azon körül, ahogyan a vállalkozása ténylegesen működik, automatizáljuk, ami automatizálható, majd futtatjuk Önnek, hogy senkinek ne kelljen emlékeznie a lépésekre.

Az új kollégája kinyit egy laptopot, amely már konfigurálva van, egyszer bejelentkezik és elkezd dolgozni. Az adatai ott maradnak, ahol lenniük kell. Senki sem tölti a hétfő reggelt töltő keresésével.

Szeretné, hogy az onboardingja így működjön? Tervezzen egy hívást velünk, és hozza el a jelenlegi IT onboarding ellenőrzőlistáját, bármilyen rendetlen is. Elmondjuk, mi automatizálható ebben a hónapban.

Olvass tovább

• Mi történik az adataival, amikor egy munkavállaló távozik
• Az SMB útmutató üzleti laptopok vásárlásához
• Hogyan tartsuk a távoli dolgozókat produktívnak és biztonságban

További olvasnivaló: Microsoft útmutató eszközregisztrációhoz és az NCSC eszközbiztonsági útmutató.