De IT-documentatie die u pas mist als het te laat is

Elk bedrijf heeft wel één persoon die weet hoe alles in elkaar steekt. Welke server de oude applicatie draait, waarom die firewall-regel bestaat, wie u moet bellen bij de provider, waar de licentiecodes staan. Het werkt prima totdat die persoon op vakantie is tijdens een storing, of vertrekt.

Goede IT-documentatie is simpelweg die kennis, opgeschreven op een andere plek dan in het hoofd van één persoon. Het is weinig glamoureus, niemand vindt het leuk om het bij te houden, en de volledige waarde ervan blijkt pas op de slechtste dag van het jaar.

Waarom de leemte onzichtbaar blijft

Er gaat niets kapot omdat er documentatie ontbreekt. Dat is precies wat het zo makkelijk maakt om het uit te stellen. De kosten worden pas zichtbaar als er iets anders misgaat, en dan komen ze allemaal tegelijk: verloren uren om uit te zoeken hoe het netwerk in elkaar zit, of een leverancier die u niet te woord wil staan omdat niemand kan bewijzen dat hij het bedrijf vertegenwoordigt.

Het valt in dezelfde categorie als een brandblusser. U merkt de afwezigheid pas op de dag dat het ertoe doet, en tegen die tijd kunt u het niet meer herstellen.

De IT-documentatie die de moeite waard is

U heeft geen handleiding nodig. U heeft een klein aantal zaken nodig die nauwkeurig zijn vastgelegd.

Wat u bezit en waar het zich bevindt

Apparaten, servers en welke cloud services u daadwerkelijk gebruikt. Neem ook de saaie details op: serienummers, garantiedata en welke leverancier u wat heeft verkocht.

Accounts en toegang

Wie beheerdersrechten heeft op elk systeem, welke accounts worden gedeeld en waar de inloggegevens worden bewaard. Wachtwoorden horen thuis in een wachtwoordmanager, nooit in een spreadsheet, maar het overzicht van wie toegang heeft tot wat is documentatie.

Netwerklay-out

Een eenvoudig diagram is beter dan tien pagina’s tekst. Internetverbinding, firewall, switches, access points, servers en hoe ze verbonden zijn. Voeg het referentienummer van de internetlijn toe, want dat heeft u nodig als u de provider belt.

Leveranciers en contracten

Wie wat levert, contractdata, opzegtermijnen, supportnummers en uw klantreferenties. Dit deel van uw IT-documentatie bespaart net zo vaak geld als tijd, omdat stilzwijgend verlengde contracten die niemand bijhield een bekende kostenpost zijn.

Licenties

Wat u bezit, hoeveel, verlengingsdata en op wiens naam. Software die op een persoonlijk account is gekocht, is een terugkerend probleem wanneer die persoon vertrekt.

Herstelstappen

Hoe u gegevens herstelt, hoe u uw back-upsysteem bereikt, wie u in welke volgorde moet bellen. Kort genoeg zodat iemand onder stress het kan volgen.

Waar het moet staan

Eén regel is belangrijker dan de rest. Documentatie die alleen wordt bewaard binnen de omgeving die het beschrijft, is nutteloos tijdens een storing. Als uw netwerkdiagram op de fileserver staat die plat ligt, of uw herstelstappen in de mailbox staan waar u niet bij kunt, heeft u het voor niemand geschreven.

Bewaar ergens een aparte kopie. Dat kan een geprinte map in een kluis zijn, een export op een versleutelde schijf, of een document in een dienst die losstaat van uw hoofdsystemen. Inloggegevens blijven in de wachtwoordmanager met correct geconfigureerde noodtoegang. Al het andere moet gewoon bereikbaar zijn als de boel kapot is.

Het actueel houden

Foutieve documentatie is erger dan geen documentatie, omdat mensen erop vertrouwen en ernaar handelen. De manier om dat te voorkomen is door het bijwerken te koppelen aan momenten die toch al plaatsvinden: onboarding en offboarding, aankoop van nieuwe apparatuur, wisselen van leverancier, of elke significante wijziging in het netwerk.

Loop vervolgens één keer per jaar het geheel na, idealiter aan de hand van de realiteit in plaats van uit het geheugen. Een ronde door het pand lopen en vergelijken wat er daadwerkelijk is aangesloten met wat uw IT-documentatie beweert, kost een middag en levert altijd wel iets op.

De test die u vertelt waar u staat

Stel uzelf één vraag. Als de persoon die het meeste weet van uw IT twee weken onbereikbaar zou zijn, zou iemand anders dan de boel draaiende kunnen houden, een leverancier kunnen spreken en een bestand kunnen herstellen?

Als het antwoord nee is, heeft u geen documentatieprobleem in abstracte zin. U heeft een specifieke afhankelijkheid van één individu, en dat is de moeite waard om op te lossen, of er nu ooit iemand vertrekt of niet.

Een tweede, minder comfortabele vraag: als u morgen van IT-partner zou wisselen, zou u dan alles kunnen overhandigen wat een nieuwe partner nodig heeft? Een partner die dat niet op verzoek kan aanleveren, vertelt u iets over de relatie.

Laat ons het voor u onderhouden

Documentatie faalt om een voorspelbare reden. Het schrijven ervan is een project, het actueel houden is een gewoonte, en gewoontes overleven een druk kwartaal niet tenzij iemand er verantwoordelijk voor is.

Bij EvolvingDesk beschouwen we IT-documentatie als onderdeel van de service, in plaats van als een eenmalig product. We brengen uw omgeving in kaart, leggen leveranciers, licenties en toegang vast, bewaren een kopie buiten uw eigen systemen voor de dag dat u daar niet bij kunt, en werken het bij terwijl we wijzigingen doorvoeren, in plaats van maanden later. Het is uw documentatie, en u kunt het meenemen wanneer u maar wilt.

Het resultaat is dat uw bedrijf niet langer afhankelijk is van het geheugen van één persoon, en het onze ook niet.

Benieuwd wat er vandaag op papier staat? Plan een gesprek en we lopen door wat er is en wat er ontbreekt.

Lees meer

• Wat gebeurt er met uw data als een werknemer vertrekt
• Wat kost IT-beheer per werknemer, per maand
• Wat is een managed service provider

Verder lezen: het NCSC-materiaal over business continuity en de Ready.gov-richtlijnen voor continuïteitsplanning.