Wat is SharePoint? Een gids voor eigenaren van kleine bedrijven

Als u Microsoft 365 gebruikt, is de kans groot dat u SharePoint in uw applijst heeft zien staan, meestal genegeerd. De meeste bedrijfseigenaren vragen zich op een gegeven moment af wat SharePoint precies is, zonder ooit een duidelijk antwoord te krijgen.

Hier is dat duidelijke antwoord: wat SharePoint daadwerkelijk doet, echte SharePoint-praktijkvoorbeelden en wanneer uw bedrijf klaar is om het te gaan gebruiken.

Wat is SharePoint, in begrijpelijke taal?

SharePoint is de tool van Microsoft voor het opslaan, organiseren en delen van bedrijfsinformatie op één centrale plek. Als u zich afvraagt wat SharePoint is in vergelijking met een normale gedeelde schijf, dan zit het verschil in de structuur. Alles is doorzoekbaar, beveiligd met machtigingen en gebouwd om samen te werken met de rest van Microsoft 365.

Microsoft 365 SharePoint-abonnementen bevatten al alles wat de meeste kleine bedrijven nodig hebben om aan de slag te gaan, dus er zijn zelden extra kosten verbonden aan het activeren ervan. Het staat er al, meestal ongebruikt.

Onder de motorkap drijft SharePoint eigenlijk verschillende zaken aan die u misschien al gebruikt zonder dat u het beseft. Achter elk Microsoft Team zit een SharePoint-site. Elke gedeelde documentbibliotheek staat op SharePoint. Zelfs het intranet van uw bedrijf, als u dat heeft, is waarschijnlijk daarop gebouwd.

Veelvoorkomende SharePoint-praktijkvoorbeelden voor kleine bedrijven

SharePoint voor bedrijven komt neer op een handvol concrete taken, niet op een of ander abstract enterprise-concept:

• Documentbibliotheken. Een gedeelde plek met versiebeheer voor contracten, beleidsregels, sjablonen en projectbestanden, in plaats van verspreide kopieën in e-mailpostvakken.
• Teamsites. Een speciale ruimte per afdeling of project, met eigen bestanden, agenda en takenlijst.
• Een intranet. Een startpagina voor het bedrijf met aankondigingen, HR-documenten en links naar de tools die werknemers dagelijks gebruiken.
• Machtigingsbeheer. Gedetailleerde regels over wie specifieke bestanden of mappen kan bekijken of bewerken, wat lastig te beheren is met e-mailbijlagen of een gedeelde schijf.
• Automatisering van workflows. In combinatie met Power Automate kan SharePoint automatisch goedkeuringen, meldingen en routinetaken activeren.

SharePoint vs OneDrive vs Teams-bestanden: wat is het verschil?

Dit is waar de meeste verwarring begint, omdat alle drie er aan de oppervlakte vergelijkbaar uitzien.

OneDrive is persoonlijke opslag. Het zijn uw eigen bestanden, bedoeld voor u, waarbij delen eerder uitzondering dan regel is. SharePoint is precies andersom opgebouwd: standaard gedeeld, bedoeld voor een team of het hele bedrijf. Teams-bestanden zijn onderhuids eigenlijk SharePoint. Wanneer u een bestand uploadt in een Teams-kanaal, wordt het automatisch opgeslagen op de SharePoint-site van dat team.

Een simpele regel voor SharePoint vs OneDrive: als een bestand bij één persoon hoort, staat het in OneDrive. Als het bij een team of het bedrijf hoort, hoort het in SharePoint.

Wanneer uw bedrijf SharePoint nog niet nodig heeft

SharePoint is niet automatisch de juiste keuze voor elk bedrijf. Als u een klein team van vijf personen bent dat al bestanden deelt via Teams, gebruikt u waarschijnlijk de basis van SharePoint zonder dat u het direct hoeft aan te raken. Het te vroeg opbouwen van een volledig intranet of een complexe sitestructuur zorgt alleen maar voor extra werklast die niemand gebruikt.

Het wordt de inrichting waard zodra u echte frictie merkt: mensen kunnen de juiste versie van een document niet vinden, gevoelige bestanden worden via e-mail gedeeld, het inwerken van nieuwe medewerkers betekent graven door verspreide mappen, of afdelingen hebben elk hun eigen inconsistente manier om informatie op te slaan.

Aan de slag gaan zonder het te ingewikkeld te maken

Zodra u voor uw eigen team heeft vastgesteld wat SharePoint is, beginnen de bedrijven die er het meeste uit halen klein. Eén goed georganiseerde documentbibliotheek is beter dan een uitgestrekt intranet dat niemand onderhoudt. Van daaruit kunt u uitbreiden naar teamsites, machtigingsstructuren en automatisering naarmate de behoefte daadwerkelijk ontstaat.

Dit is ook waar een beetje begeleiding loont. Het vanaf de eerste dag correct opzetten van mappenstructuren en machtigingen bespaart later veel opschoonwerk en sluit direct aan bij een bredere cloud versus on-premise strategie voor uw bedrijf. Het past ook natuurlijk bij de samenwerkingstools die worden behandeld in ons artikel over het verminderen van een overvloed aan vergaderingen met slimmere IT-tools.

Voor de technische details rechtstreeks van de bron zijn zowel het SharePoint-overzicht van Microsoft als de achtergrond over de geschiedenis en architectuur de moeite waard om te bekijken.

Veelgestelde vragen

Waarvoor wordt SharePoint gebruikt in een klein bedrijf?

Voornamelijk voor gedeelde documentopslag, teamsites, een intern intranet en machtigingsbeheer over wie specifieke bestanden kan inzien of bewerken.

Is SharePoint hetzelfde als OneDrive?

Nee. OneDrive is voor persoonlijke bestanden, terwijl SharePoint is gebouwd voor gedeelde opslag en samenwerking in teamverband.

Heb ik SharePoint nodig als ik al Teams gebruik?

U gebruikt het waarschijnlijk al zonder dat u het beseft. De bestandsopslag van Teams draait op de achtergrond op SharePoint.

Is SharePoint moeilijk in te richten?

De basis is eenvoudig. Het wordt complexer zodra u aangepaste sites, geautomatiseerde workflows of gedetailleerde machtigingsstructuren bouwt; dat is waar IT-ondersteuning helpt.

Veelgestelde vragen

Waarvoor wordt SharePoint gebruikt in een klein bedrijf?

Voornamelijk voor gedeelde documentopslag, teamsites, een intern intranet en machtigingsbeheer over wie specifieke bestanden kan inzien of bewerken.

Is SharePoint hetzelfde als OneDrive?

Nee. OneDrive is voor persoonlijke bestanden, terwijl SharePoint is gebouwd voor gedeelde opslag en samenwerking in teamverband.

Heb ik SharePoint nodig als ik al Teams gebruik?

U gebruikt het waarschijnlijk al zonder dat u het beseft. De bestandsopslag van Teams draait op de achtergrond op SharePoint.

Is SharePoint moeilijk in te richten?

De basis is eenvoudig. Het wordt complexer zodra u aangepaste sites, geautomatiseerde workflows of gedetailleerde machtigingsstructuren bouwt; dat is waar IT-ondersteuning helpt.