Waarom één IT-partner beter is dan zes verschillende leveranciers

De telefoons liggen eruit. U belt de telefonieprovider, die zijn systemen controleert en u vertelt dat de fout bij de internetverbinding ligt. U belt de internetprovider, die bevestigt dat de lijn werkt en suggereert dat het aan uw netwerkapparatuur moet liggen. U belt degene die de firewall heeft geleverd. Er zijn twee uur verstreken en niemand heeft ergens verantwoordelijkheid voor genomen.

Elk bedrijf met meerdere IT-leveranciers kent dit soort middagen. Het is het sterkste argument voor een enkele IT-partner, en het heeft niets met technologie te maken.

Hoe bedrijven eindigen met zes leveranciers

Niemand plant dit. Het stapelt zich op, één verstandige beslissing per keer.

Het webbureau dat de site bouwde, registreerde ook het domein. De accountant raadde iemand aan voor de boekhoudsoftware. Een telefoniebedrijf belde tijdens een rustige week en het aanbod was redelijk. Het internet zat bij het gebouw inbegrepen. De zwager van iemand heeft de server ingericht. Elke keuze was op zichzelf logisch.

Vijf jaar later heeft niemand het volledige overzicht. U niet, en zij ook niet.

Wat versnippering daadwerkelijk kost

Tijd, vooral de uwe. Leveranciersbeheer is onbetaald projectwerk, en het komt terecht bij degene die het minst goed in staat is om het te weigeren. Meestal een eigenaar of een officemanager met een andere taak.

Niemand is verantwoordelijk voor de raakvlakken. Elke leverancier is verantwoordelijk voor zijn eigen onderdeel. De verbindingen tussen de onderdelen horen bij niemand, en dat is precies waar de fouten zich bevinden.

Diagnose duurt langer. Eén IT-partner ziet het netwerk, de firewall, de cloudomgeving en de telefoons tegelijkertijd. Drie afzonderlijke leveranciers zien elk een derde van het plaatje en redeneren van daaruit.

Beveiliging valt tussen wal en schip. Uw telefonieprovider controleert uw back-ups niet. Uw webbureau beheert uw laptops niet. Vraag elk van hen wie verantwoordelijk is voor de beveiliging en ze zullen elk een legitiem onderdeel noemen, maar tussen die onderdelen zitten de gaten.

U betaalt dubbel. Overlappende abonnementen, twee tools die hetzelfde werk doen, licenties die niemand heeft opgezegd. Gefragmenteerde inkoop is dure inkoop.

Wat er verandert met een enkele IT-partner

Het voor de hand liggende is dat u één aanspreekpunt krijgt. De nuttigere zaken zijn minder voor de hand liggend.

Iemand heeft de volledige kaart in handen. Wanneer u vraagt of u een tweede locatie kunt openen, of dat een nieuwe applicatie zal werken, komt het antwoord voort uit een overzicht van de hele omgeving in plaats van een gok over het onderdeel van iemand anders.

Fouten worden opgepakt in plaats van door een commissie gediagnosticeerd. Als de telefoons eruit liggen, is de vraag of het aan de lijn, de firewall of de configuratie ligt een interne kwestie, die wordt opgelost zonder dat u er tussenin zit.

Inkoop wordt overzichtelijker. Een enkele IT-partner die weet wat u al bezit, kan opmerken dat u twee keer voor dezelfde functionaliteit betaalt.

En planning wordt mogelijk. Gefragmenteerde IT kan alleen maar reactief zijn, omdat niemand de positie heeft om te bepalen wat er volgend jaar moet gebeuren.

De redelijke bezwaren

Er komen twee zorgen naar voren, en beide verdienen een eerlijk antwoord.

“Is dat niet riskant, alles bij één bedrijf onderbrengen?” Dat zou het zijn als het betekende dat u het eigendom overdraagt. Dat zou niet zo moeten zijn. Uw domeinen, licenties en accounts blijven op uw naam staan, en u behoudt documentatie die u ergens anders mee naartoe kunt nemen. Het consolideren van wie de zaken beheert is niet hetzelfde als het consolideren van wie ze bezit, en elke partner die de moeite waard is, zal zelf op dat onderscheid aandringen.

“Kan één bedrijf echt overal goed in zijn?” Terechte vraag. Niemand bouwt alles in eigen beheer, en u mag verwachten dat een enkele IT-partner samenwerkt met specialisten voor specifieke producten. Het verschil is dat zij die specialisten coördineren in plaats van dat u dat doet. Vraag direct welke zaken ze zelf afhandelen en waar ze anderen bij betrekken. Een eerlijk antwoord is een goed teken.

Hoe u IT-consolidatie aanpakt zonder opschudding

U hoeft niet alles tegelijk te veranderen, en meestal is het beter om dat niet te doen. Begin met de gebieden die de meeste wrijving veroorzaken, of verplaats simpelweg elk contract zodra het aan vernieuwing toe is. Binnen een jaar of twee is het meeste verplaatst zonder een enkel verstorend project.

Begin met op te schrijven wat u heeft: elke leverancier, wat ze leveren, wat het kost en wanneer het contract afloopt. Die lijst op zich werkt vaak verhelderend, omdat bijna niemand het ooit op één plek heeft gezien.

Laat ons het nummer zijn dat u belt

Bij EvolvingDesk dekken we de werkplek, cloud, netwerk, telefonie en bedrijfssoftware, wat betekent dat de grenzen daartussen ons probleem zijn in plaats van het uwe. Uw telefoons, uw Microsoft-omgeving en uw internetverbinding vallen allemaal onder mensen die kunnen zien hoe ze in elkaar passen.

In de praktijk betekent dat één contactpersoon, één factuur en één partij die de schuld nergens anders heen kan schuiven. Het betekent ook dat alles op uw naam en gedocumenteerd blijft, zodat het kiezen van een enkele IT-partner nooit een afhankelijkheid wordt waar u niet weg kunt.

U stopt met het fungeren als telefooncentrale tussen uw eigen leveranciers. Dat is wat ‘IT Moeiteloos Maken’ in de praktijk betekent.

Moe van het spelen van scheidsrechter? Plan een gesprek en neem de lijst mee van wie u momenteel waarvoor betaalt.

Lees meer

• Managed IT-services bij EvolvingDesk
• Wat is VoIP, en waarom stappen bedrijven over van vaste lijnen
• Wat is een managed service provider

Verder lezen: de NCSC-richtlijnen over supply chain security en het Wikipedia-overzicht van managed services.