IT voor non-profits: Hoe we missiegedreven organisaties helpen het maximale uit technologie te halen

Non-profitorganisaties doen een deel van het belangrijkste werk in onze samenleving. Of het nu gaat om een lokale gemeenschapsstichting, een goed doel dat kwetsbare gezinnen ondersteunt of een internationale ngo die werkt aan prangende wereldwijde kwesties: deze organisaties werken met beperkte budgetten, toegewijde teams en een missie die er echt toe doet. Bij EvolvingDesk hebben we een zwak voor non-profits en we helpen ze graag om het maximale uit hun IT te halen.

In dit bericht willen we delen waarom we geloven dat IT voor non-profits een andere aanpak verdient, welke ondersteuning er beschikbaar is en hoe de juiste technologie meer middelen kan vrijmaken voor het werk dat er echt toe doet.

Waarom IT voor non-profits een andere aanpak verdient

Non-profitorganisaties zitten vaak in een lastige positie als het gaat om technologie. De budgetten zijn krap, donateurs verwachten dat het geld rechtstreeks naar het goede doel gaat en IT wordt zelden als prioriteit gezien. Het resultaat is verouderde software, onbetrouwbare systemen en personeel dat veel te veel tijd kwijt is aan het omzeilen van technologie die hen juist zou moeten helpen.

We vinden dat zonde, want goede IT voor non-profits hoeft niet duur te zijn. Juist voor non-profits zijn er programma’s en oplossingen beschikbaar die professionele technologie opmerkelijk betaalbaar maken. De uitdaging is weten waar je ze kunt vinden en hoe je ze samen laat werken.

Microsoft 365 voor non-profits: Krachtig en bijna gratis

Een van de best bewaarde geheimen in de non-profitwereld is dat Microsoft het volledige Microsoft 365-pakket aanbiedt tegen sterk gereduceerde tarieven, of zelfs gratis, voor organisaties die aan de voorwaarden voldoen. Via het Microsoft non-profitprogramma kunnen in aanmerking komende organisaties Microsoft 365 Business Basic volledig gratis gebruiken voor maximaal 300 gebruikers, met premium-abonnementen beschikbaar tegen een fractie van de normale prijs.

Dit betekent professionele e-mail via Outlook, bestandsopslag en samenwerking via SharePoint en OneDrive, videobellen en teamcommunicatie via Microsoft Teams, en toegang tot Word, Excel en PowerPoint, allemaal tegen minimale kosten. Voor een non-profit die alles beheerde via persoonlijke Gmail-accounts en gedeelde USB-sticks, is dit een ware transformatie.

Bij EvolvingDesk hebben we meerdere non-profitorganisaties geholpen met het vanaf nul opzetten en configureren van Microsoft 365. Wij regelen het aanvraagproces, de migratie, de configuratie en de training, zodat je team zich kan concentreren op jullie missie in plaats van op IT-beheer. Het is een van de gebieden waar IT voor non-profits zich echt uitbetaalt.

Beveiliging die je organisatie en je donateurs beschermt

Ook non-profits verwerken gevoelige gegevens. Donateursinformatie, gegevens van begunstigden, financiële data en interne communicatie moeten allemaal worden beschermd. En helaas zijn non-profits niet immuun voor cyberaanvallen. Integendeel: aanvallers richten zich soms specifiek op goede doelen en stichtingen, wetende dat de beveiligingsbudgetten vaak beperkt zijn.

Volgens het Britse National Cyber Security Centre behoren goede doelen tot de organisaties die het vaakst het doelwit zijn van phishing-aanvallen en datalekken. Eén geslaagde aanval kan het vertrouwen van donateurs schaden, de privacy van begunstigden in gevaar brengen en ernstige juridische en reputatiegevolgen hebben.

Het goede nieuws is dat veel van de essentiële beveiligingsmaatregelen – multifactorauthenticatie, apparaatversleuteling, beveiligde e-mail en regelmatige software-updates – ofwel zijn inbegrepen in de Microsoft 365 non-profit-abonnementen, ofwel tegen lage kosten beschikbaar zijn. Als het gaat om IT voor non-profits, helpen we organisaties deze beveiligingen te implementeren op een manier die in verhouding staat tot hun omvang en risicoprofiel, zonder de zaken onnodig ingewikkeld te maken of te veel uit te geven.

Flexibele IT-ondersteuning die binnen je budget past

De meeste non-profits kunnen geen fulltime IT-medewerker rechtvaardigen. Maar dat betekent niet dat IT-problemen onopgelost moeten blijven of dat personeel urenlang zelf aan hun laptops moet sleutelen. Een flexibele regeling voor beheerde IT-ondersteuning geeft je team toegang tot professionele hulp wanneer dat nodig is, tegen voorspelbare maandelijkse kosten die passen binnen een non-profitbudget.

We bieden IT-ondersteuningsregelingen voor non-profits die zijn afgestemd op kleinere organisaties. Of je nu iemand nodig hebt om te bellen als er iets misgaat, een partner om je Microsoft 365-omgeving proactief te beheren, of hulp bij het instellen van apparaten voor nieuwe vrijwilligers en medewerkers, we werken graag met je samen aan een oplossing die logisch is voor jouw situatie.

We denken met je mee

Wat we het leukst vinden aan het werken met non-profits is het gesprek. Non-profitorganisaties hebben vaak unieke uitdagingen en creatieve opstellingen: teams met veel vrijwilligers, meerdere locaties, bestuursleden die af en toe toegang nodig hebben, fondsenwervingsplatforms die gekoppeld moeten worden aan interne systemen. Er is zelden een standaardantwoord als het gaat om IT voor non-profits.

We vinden het leuk om samen over deze puzzels na te denken. Welke tools zouden je team echt helpen? Wat is de meest kosteneffectieve manier om daar te komen? Wat kan er nu worden gedaan en wat kan wachten? We zijn er niet om je een pakket te verkopen dat je niet nodig hebt. We zijn er om je te helpen technologie te gebruiken op een manier die jullie missie echt dient.

Praktische IT-oplossingen waarmee we non-profits helpen

Hier is een overzicht van de gebieden waarop we non-profitorganisaties het vaakst ondersteunen:

• Microsoft 365 inrichting en beheer: Inclusief de aanvraag voor non-profitlicenties, migratie van oudere systemen en doorlopend beheer
• Apparaatbeheer: Het instellen en beheren van laptops, tablets en smartphones voor personeel en vrijwilligers
• Beveiliging en compliance: Multifactorauthenticatie, beveiligde e-mail, patchbeheer en advies over gegevensbescherming
• IT-helpdeskondersteuning: Een vriendelijk, betrouwbaar aanspreekpunt voor als er iets misgaat
• Telefoonsystemen: Moderne VoIP-oplossingen die werken op verschillende locaties en apparaten, ideaal voor organisaties met teams op afstand of meerdere kantoren
• Advies over IT-strategie: Besturen en managementteams helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen over investeringen in technologie

Voor non-profits met hybride teams of teams op afstand is onze gids over hoe je een veilige IT-werkplek creëert voor hybride teams een nuttig startpunt. En als je organisatie nog aan het uitzoeken is of Microsoft 365 het juiste platform is, zet onze vergelijking van Microsoft 365 vs Google Workspace de belangrijkste verschillen duidelijk op een rij.

IT-kortingen voor non-profits aanvragen: Waar te beginnen

Als je organisatie als non-profit wordt aangemerkt, is de eerste stap het verifiëren of je in aanmerking komt voor de grote technologieprogramma’s. Microsoft vereist dat organisaties geregistreerd staan als non-profit of ngo en voldoen aan bepaalde criteria rondom missie en activiteiten. Het aanvraagproces verloopt via de non-profit hub van Microsoft en de goedkeuring duurt meestal een paar dagen.

We kunnen je door dit proces loodsen en ervoor zorgen dat je organisatie toegang krijgt tot elke korting waar ze recht op heeft. In onze ervaring zijn de meeste in aanmerking komende non-profits verrast door hoeveel er voor hen beschikbaar is. IT voor non-profits goed aanpakken begint met het benutten van wat er al is.

Laten we praten

Als je een non-profitorganisatie leidt of er werkt en het gevoel hebt dat je IT meer voor je zou kunnen betekenen, horen we dat heel graag van je. Niet om je iets aan te smeren, maar om je situatie te begrijpen en samen te ontdekken hoe goede IT voor non-profits er voor jouw organisatie uit zou kunnen zien.

Neem contact op met EvolvingDesk. We geloven in wat non-profits doen en we zijn er trots op de organisaties te ondersteunen die onze gemeenschappen beter maken.