Uw IT opschalen van 10 naar 50 personen: Wat er als eerste misgaat

Bij tien personen is IT eenvoudig. Iedereen kent iedereen, één gedeelde schijf bevat alle bestanden en als er iets kapotgaat, lost de handigste persoon het op. Het werkt, en het werkt goed.

Ergens tussen de vijfentwintig en veertig medewerkers stopt die regeling met werken. Niet plotseling, maar geleidelijk en dan ineens overal tegelijk. Uw IT opschalen gaat minder over het kopen van grotere apparatuur dan over het vervangen van gewoontes die alleen werkten omdat iedereen elkaar kon zien.

Wat er als eerste misgaat, op volgorde

Gedeelde logins

Twee personen die een account delen is beheersbaar. Twaalf niet. U verliest elk overzicht van wie wat heeft gedaan, u kunt de toegang van één persoon niet intrekken zonder het wachtwoord van iedereen te wijzigen, en offboarding wordt een aankondiging voor het hele bedrijf.

Dit is meestal het eerste dat misgaat, en het is het goedkoopst om te herstellen als u er vroeg bij bent.

De mappenstructuur

Een mappenstructuur die logisch was voor tien personen, wordt onnavolgbaar bij veertig. Mensen beginnen persoonlijke kopieën te bewaren omdat het vinden van het origineel trager is dan het opnieuw maken, en binnen een jaar weet niemand meer welke versie de juiste is.

Toegangsrechten door kopiëren

Nieuwe medewerkers krijgen dezelfde rechten als de laatste persoon in een vergelijkbare rol. Niemand verwijdert ooit iets. Na twee jaar groei kan de helft van het bedrijf zaken openen die ze nooit zouden mogen zien, wat een echt probleem wordt zodra u systemen implementeert die overal doorheen zoeken.

Die ene persoon die alles weet

Elk groeiend bedrijf heeft wel iemand die de systemen heeft opgezet en alle details in zijn hoofd heeft. Bij tien personen is dat efficiënt. Bij vijftig is het een risico waartegen u zich niet kunt verzekeren.

Onboarding

Het ad hoc inwerken van een nieuwe collega is prima als het twee keer per jaar gebeurt. Wanneer u maandelijks mensen aanneemt, wordt de improvisatie zichtbaar: laptops die te laat zijn besteld, ontbrekende accounts, een eerste dag die wachtend wordt doorgebracht.

Het netwerk

De draadloze installatie die geschikt was voor twaalf personen krijgt het zwaar bij veertig, en de symptomen krijgen vaak de schuld van de internetverbinding in plaats van de access points.

Waarom het plotseling voelt

Groei is geleidelijk, maar deze gebreken zijn drempelwaarden. Er gaat niets mis bij een eenendertigste persoon wat bij dertig nog goed ging. Wat er gebeurt, is dat de noodoplossingen niet langer onzichtbaar blijven.

Het klassieke teken is dat alles technisch gezien werkt, maar dat alles langer duurt. Mensen besteden enkele minuten aan het zoeken naar een bestand, wachten op toegang, of vragen wie de login heeft. Vermenigvuldig die kleine wrijving met veertig medewerkers en het wordt een reële kostenpost die nooit als een incident verschijnt.

Dit is ook de reden waarom het opschalen van uw IT zelden als een bewuste beslissing komt. Niemand stelt het voor. Het komt naar boven als een reeks kleine klachten die elk te onbeduidend lijken om actie op te ondernemen.

Wat het opschalen van uw IT daadwerkelijk vereist

De veranderingen zijn minder ingrijpend dan men vreest. Het gaat er vooral om informele afspraken te vervangen door gedefinieerde processen.

• Altijd individuele accounts. Eén persoon, één login, toegang toegewezen via groepen in plaats van per persoon.
• Toegang gedefinieerd per rol. Leg één keer vast wat elke rol krijgt. Elke toekomstige nieuwe medewerker kost dan slechts minuten.
• Een proces voor in- en uitdiensttreding. Vastgelegd, idealiter geautomatiseerd, zodat niets afhangt van het geheugen.
• Beheerde apparaten. Bij tien laptops kunt u nog even langsgaan. Bij vijftig heeft u apparaatbeheer nodig: centrale controle over updates, encryptie en de mogelijkheid om een verloren machine op afstand te wissen.
• Documentatie. Zodat de persoon die alles heeft opgezet ook met vakantie kan gaan.
• Een netwerk gebouwd voor het huidige aantal medewerkers. Niet voor het aantal dat u had toen u in het pand trok.

De beste tijd om uw IT op te schalen is vlak voordat u het nodig heeft

De pijnlijke waarheid is dat het juiste moment om dit op te lossen is wanneer alles nog goed voelt. Zodra de wrijving duidelijk merkbaar is, bent u het onder druk aan het repareren, meestal tijdens een groeispurt die al ieders aandacht opeist.

Als u op vijfentwintig medewerkers zit en van plan bent om binnen twee jaar op vijftig te zitten, dan is dat het moment. Het ontwarren van gedeelde logins is nu een kleine klus en later een serieus project, omdat er tegen die tijd integraties, mailboxen en jaren aan geschiedenis aan gekoppeld zijn.

Dit alles betekent niet dat u enterprise-systemen moet kopen. De tools die u al heeft, mits goed geconfigureerd, dekken het grootste deel. Wat verandert, is dat iemand moet beslissen hoe ze moeten worden ingericht, in plaats van elke nieuwe medewerker de opzet van de vorige te laten erven.

Laten we de versie bouwen die meeschaalt

De meeste bedrijven in deze fase hebben niet méér IT nodig. Ze hebben de IT die ze al hebben anders ingericht nodig, en ze hebben iemand nodig die dat doet zonder de bedrijfsvoering een maand stil te leggen.

Bij EvolvingDesk begeleiden we precies deze transitie. We vervangen gedeelde logins door persoonlijke accounts, definiëren toegang per rol, automatiseren onboarding zodat een nieuwe collega op dag één klaar is, brengen apparaten onder beheer en stemmen het netwerk af op het bedrijf dat u aan het worden bent, in plaats van het bedrijf dat u was. Dit gebeurt in fasen, rondom uw werkzaamheden, niet in één verstorend weekend.

Wat u krijgt, is een omgeving waarin het aannemen van vijf extra mensen een gewone week is in plaats van een hele gebeurtenis.

Groeit u sneller dan uw systemen? Plan een gesprek en we kijken wat er specifiek voor u als eerste zal knellen.

Lees meer

• Wat gebeurt er met uw gegevens als een werknemer vertrekt
• De MKB-gids voor het kopen van zakelijke laptops
• Wat kost IT-beheer per werknemer, per maand

Verder lezen: de NCSC board toolkit over het beheersen van cyberrisico’s en de Microsoft best practices voor role-based access.