Az IT-dokumentáció, amelyet csak akkor hiányol, amikor már késő

Minden vállalatnál van egy személy, aki tudja, hogyan illeszkednek össze a dolgok. Melyik szerveren fut a régi alkalmazás, miért létezik az a tűzfalszabály, kit kell hívni a telefonszolgáltatónál, hol vannak a licenckulcsok. Addig működik jól, amíg az illető szabadságon van egy üzemkimaradás alatt, vagy el nem megy.

A jó IT-dokumentáció egyszerűen az a tudás leírva, valahol máshol, mint egy ember fejében. Nem látványos, senki sem élvezi a karbantartását, és az egész értéke azon a legrosszabb napon mutatkozik meg, amelyet egész évben átél.

Miért marad láthatatlan a hiány

Semmi sem romlik el azért, mert hiányzik a dokumentáció. Éppen ez teszi olyan könnyűvé a halogatást. A költség csak akkor jelenik meg, amikor valami más elromlik, és akkor egyszerre jelenik meg: elvesztegetett órák azzal, hogy kitalálják, hogyan van összerakva a hálózat, vagy egy beszállító, aki nem hajlandó beszélni önnel, mert senki sem tudja bizonyítani, hogy a vállalatot képviseli.

Ugyanabba a kategóriába tartozik, mint a tűzoltó készülék. Nem veszi észre a hiányát addig a napig, amíg számít, és akkor már nem tudja pótolni.

Az IT-dokumentáció, amelyet érdemes vezetni

Nincs szüksége kézikönyvre. Néhány dologra van szüksége, pontosan rögzítve.

Mit birtokol és hol található

Eszközök, szerverek és mely felhőszolgáltatásokat használja ténylegesen. Tartalmazza az unalmas részleteket is: sorozatszámok, garanciaidők és melyik beszállító mit adott el önnek.

Fiókok és hozzáférések

Ki rendelkezik adminisztrátori jogokkal az egyes rendszereken, mely fiókok megosztottak és hol tárolják a hitelesítő adatokat. A jelszavak password managerbe tartoznak, soha nem táblázatba, de annak nyilvántartása, hogy kinek van hozzáférése mihez, az dokumentáció.

Hálózati elrendezés

Egy egyszerű diagram többet ér tíz oldal szövegnél. Internetkapcsolat, firewall, switchek, hozzáférési pontok, szerverek és hogyan kapcsolódnak. Adja hozzá az internetvonal hivatkozási számát, mert szüksége lesz rá, amikor felhívja a szolgáltatót.

Beszállítók és szerződések

Ki mit szállít, szerződéses dátumok, felmondási időszakok, ügyfélszolgálati számok és az ön ügyfélreferenciái. Az IT-dokumentációnak ez a része ugyanolyan gyakran spórol pénzt, mint időt, mert az automatikusan megújuló szerződések, amelyeket senki sem követett nyomon, ismerős kiadások.

Licencek

Mit birtokol, hány darabot, megújítási dátumok és kinek a nevén. A személyes fiókra vásárolt szoftver visszatérő probléma, amikor az illető elmegy.

Helyreállítási lépések

Hogyan állítsa vissza az adatokat, hogyan érje el a backup rendszert, kit hívjon milyen sorrendben. Elég rövid ahhoz, hogy valaki stressz alatt is követni tudja.

Hol kell tárolni

Egy szabály fontosabb a többinél. A csak azon a környezeten belül tárolt dokumentáció, amelyet leír, használhatatlan üzemkimaradás alatt. Ha a hálózati diagramja azon a fájlszerveren van, amely nem működik, vagy a helyreállítási lépései abban a postafiókban vannak, amelyet nem tud elérni, senkinek sem írta meg.

Tartson egy másolatot valahol máshol. Ez lehet egy nyomtatott mappa széfben, egy exportált fájl titkosított meghajtón vagy egy dokumentum egy, a fő rendszereitől független szolgáltatásban. A hitelesítő adatok a password managerben maradnak, megfelelően konfigurált vészhelyzeti hozzáféréssel. Minden másnak csak elérhetőnek kell lennie, amikor a dolgok elromlottak.

Naprakészen tartása

A rossz dokumentáció rosszabb a semmilyen dokumentációnál, mert az emberek megbíznak benne és ennek alapján cselekszenek. Ennek megelőzésének módja az, hogy a frissítést olyan pillanatokhoz köti, amelyek már amúgy is megtörténnek: onboarding és offboarding, új berendezés vásárlása, beszállítóváltás, bármilyen jelentős változás a hálózatban.

Ezután évente egyszer tekintse át az egészet, ideális esetben a valósággal szemben, nem az emlékezettel szemben. Végigjárni az épületet és összehasonlítani, hogy mi van ténylegesen bedugva azzal, amit az IT-dokumentációja állít, egy délutánba telik, és mindig felszínre hoz valamit.

A teszt, amely megmondja, hol áll

Tegyen fel magának egy kérdést. Ha az a személy, aki a legtöbbet tudja az ön IT-járól, két hétig elérhetetlen lenne, tudna-e valaki más működtetni a dolgokat, intézkedni egy beszállítóval és visszaállítani egy fájlt?

Ha a válasz nem, akkor nincs absztrakt dokumentációs problémája. Konkrét függősége van egy személytől, és ezt érdemes kijavítani, függetlenül attól, hogy valaha is elmegy-e bárki.

Egy második kérdés, kevésbé kényelmes: ha holnap IT-partnert váltana, át tudna-e adni mindent, amire egy újnak szüksége lenne? Egy partner, aki ezt nem tudja kérésre előállítani, mond önnek valamit a kapcsolatról.

Hagyjuk, hogy mi tartsuk karban

A dokumentáció kiszámítható okból bukik el. Megírni egy projekt, naprakészen tartani egy szokás, és a szokások nem élik túl a forgalmas negyedévet, hacsak valaki nem vállalja a felelősséget értük.

Az EvolvingDesknél az IT-dokumentációt a szolgáltatás részeként kezeljük, nem pedig olyan eredményként, amelyet egyszer kap meg. Feltérképezzük a környezetét, rögzítjük a beszállítókat, licenceket és hozzáféréseket, egy másolatot a saját rendszerein kívül tartunk arra a napra, amikor nem tudja elérni őket, és frissítjük, ahogy változtatásokat végzünk, nem pedig hónapokkal később. Ez az ön dokumentációja, és bármikor magával viheti, amikor csak akarja.

Az eredmény az, hogy a vállalkozása többé nem függ egy személy emlékezetétől, és a miénk sem.

Kíváncsi, mi van ma leírva? Egyeztessen egy hívást, és átnézzük, mi létezik és mi hiányzik.

Olvassa tovább

• Mi történik az adataival, amikor egy munkavállaló elmegy
• Mennyibe kerül az IT-menedzsment munkavállalónként, havonta
• Mi az a managed service provider

További olvasnivaló: az NCSC anyaga az üzletmenet-folytonosságról és a Ready.gov folytonossági tervezési útmutatója.