Árnyék AI a munkahelyen: Munkatársai már használják

Valaki a cégénél a múlt héten beillesztett egy ügyfélszerződést egy chatbotba, hogy összefoglalót kapjon. Valaki más feltöltött egy táblázatot az értékesítési adatokról, hogy gyorsabban készítsen diagramot. Egy harmadik személy egy AI eszközt kért fel egy nehéz e-mail átírására egy beszállítónak, beleértve az árazással kapcsolatos részeket is.

Egyikük sem kért engedélyt. Egyikük sem gondolta, hogy bármi rosszat tesz, mert nem szabályt akartak megszegni, hanem egy feladatot befejezni. Ez az árnyék AI: olyan generatív AI eszközök, amelyeket a munkához használnak anélkül, hogy az IT tudna a létezésükről.

Miért különbözik az árnyék AI az árnyék IT-től

Az engedély nélküli szoftverek nem újdonságok. Az emberek már két évtizede telepítik saját fájlmegosztó eszközeiket és jegyzetalkalmazásaikat. Ami megváltozott, az a kockázat formája.

Egy nem jóváhagyott alkalmazásnál a probléma általában az adatok elhelyezkedése. Az árnyék AI esetében a probléma az, amit az emberek beírnak. Egy alkalmazott nem egy adatbázist tölt fel, hanem beilleszti azt a három bekezdést, ami számít, és ez a három bekezdés gyakran a dokumentum legérzékenyebb része.

Az akadály is alacsonyabb, mint valaha. Nincs mit telepíteni és nincs mit jóváhagyni. Egy böngészőfül és egy ingyenes fiók az egész beállítás, pontosan ezért nem működik a tiltás.

Mi romlik el valójában

Legyen óvatos itt, mert ennek a történetnek a népszerű változata eltúlzott. A megbízható szolgáltatók nem adják át a szövegét idegeneknek, és a legtöbb üzleti szint teljesen kizárja az adatait a modellképzésből.

A valós kockázatok hétköznapibbak és valószínűbbek:

• Fogyasztói fiókok személyes e-mail címmel. Senki sem vonhatja vissza a hozzáférést, amikor az illető távozik, és az előzmények vele mennek.
• Ingyenes szintek eltérő feltételekkel. Egy eszköz fogyasztói verziója gyakran gyengébb adatvédelemmel rendelkezik, mint ugyanazon termék fizetős üzleti verziója.
• A titoktartási kötelezettségek csendes megszegése. Ha az ügyféllel kötött szerződése szerint az adatai az Ön rendszerein belül maradnak, akkor máshová történő beillesztés jogsértés, függetlenül attól, hogy szivárog-e valami vagy sem.
• Személyes adatok rossz helyen. Az alkalmazotti nyilvántartások vagy ügyféladatok feldolgozása egy olyan eszközzel, amelyet senki sem értékelt, adatvédelmi problémát jelent.
• A válaszok névértéken való elfogadása. Egy szerződési záradék magabiztosan téves összefoglalása drágább lehet, mint bármilyen adatszivárgás.

A tiltás rontja az árnyék AI helyzetét

Az ösztön az, hogy olyan szabályzatot írjunk, amely mindent tilt. Ez egy egyszerű okból kudarcot vall: az eszközök valóban segítenek, és az emberek nem fognak lemondani valamiről, ami naponta egy órát spórol nekik.

Egy tiltás valójában csendet eredményez. A használat áttevődik a személyes telefonokra, ahol Önnek egyáltalán nincs rálátása, és senki sem szól, ha valami rosszul sül el, mert beismerni azt jelenti, hogy bevallják, megszegték a szabályt. Ön nem szüntette meg az árnyék AI-t, hanem elvette a saját rálátását rá.

Azok a szervezetek, amelyek jól kezelik ezt, éppen az ellenkezőjét teszik. A szankcionált utat könnyebbé teszik, mint a nem szankcionáltat.

Működőképes megközelítés

Kérdezzen, mielőtt feltételezne. Tudja meg, mit használnak már az emberek és miért. A válaszok megmondják, mely problémákat nem oldja meg a jelenlegi eszközrendszere, ami egyébként is hasznos információ.

Biztosítson megfelelő eszközt. Adjon a munkatársaknak egy üzleti szintű asszisztenst, amely mögött szerződés áll. Ha cége Microsoft 365-ön fut, a beépített opció az Ön meglévő megállapodásain belül tartja az adatokat. Amint létezik egy jó eszköz, a legtöbb árnyék AI magától eltűnik.

Írjon egy rövid AI szabályzatot. Egy oldal, nem tizenöt. Nevezze meg a jóváhagyott eszközöket, sorolja fel, mit tilos bárhová beilleszteni, és tegye egyértelművé, hogy ember ellenőrzi mindazt, ami ügyfélhez kerül. Egy olyan szabályzat, amelyet az emberek megjegyezhetnek, jobb, mint egy olyan dokumentum, amely csak az auditorok számára létezik.

A határt kategóriák, nem eszközök köré húzza. Személyes adatok, titoktartási kötelezettség alá eső ügyfélanyagok, hitelesítő adatok, nem publikált pénzügyi adatok, bármi, ami NDA alá esik. A világos kategóriák túlélik a következő eszköz érkezését.

Fektessen be munkavállalói képzésbe, röviden. Húsz perc valós példákkal a saját munkájából jobb, mint egy megfelelőségi modul. Mutasson be egy jó és egy rossz felhasználási esetet egymás mellett.

Tegye biztonságossá a megszólalást

Egy kulturális részlet fontosabb, mint bármely ellenőrzés. Az embereknek képesnek kell lenniük arra, hogy félelem nélkül elmondják: „Beillesztettem valamit, amit valószínűleg nem kellett volna.”

A korai tudás lehetővé teszi, hogy értesítsen egy ügyfelet, megváltoztasson egy hitelesítő adatot vagy kijavítson egy dokumentumot, amíg még olcsó. A csend elveszi ezt a lehetőséget. Ha az egyetlen válasza egy hibára a hibáztatás, akkor úgy döntött, hogy nem tudja meg a következőt.

Adjon csapatának egy biztonságos alternatívát

Az árnyék AI nem fegyelmi probléma. Ez egy jelzés arra, hogy munkatársai gyorsabban akarnak dolgozni, mint amit jelenlegi eszközeik lehetővé tesznek, és ezt komolyan kell venni, nem pedig büntetni.

Az EvolvingDesk-nél segítünk Önnek ezt kezelhetővé tenni. Megvizsgáljuk, mi van valójában használatban, bevezetünk egy megfelelően licencelt asszisztenst a meglévő környezetébe, megírjuk Önnel az egyoldalas szabályzatot, és megtartjuk azt a rövid foglalkozást, amely biztosítja a betartását. Ahol fontos, ott technikai ellenőrzéseket állítunk be, hogy az érzékeny adatok ne szivároghassanak ki véletlenül.

Csapata megtartja a sebességet. Ön megtartja az ellenőrzést. Senkinek sem kell úgy tennie, mintha nem használna AI-t.

Szeretné tudni, mit használnak már a munkatársai? Tervezzen egy hívást, és segítünk Önnek kideríteni anélkül, hogy vizsgálattá válna.

Olvasson tovább

• Az IT alap, amire szüksége van az AI bevezetése előtt
• Mi az a Microsoft Copilot és hogyan használhatja vállalkozása
• Hogyan tartsuk produktívan és biztonságban a távoli dolgozókat

További olvasmányok: az NCSC iránymutatásai a biztonságos AI használatról és az ENISA anyagai az AI-ról és a kiberbiztonságról.