Az informatika könnyebbé tétele
Az informatika könnyebbé tétele
Mi az a SharePoint? Útmutató kisvállalkozások számára
A SharePoint ott van a Microsoft 365 alkalmazáslistájában, többnyire használatlanul. Íme, hogy mit csinál valójában, valós felhasználási esetek és hogy mikor áll készen rá a vállalkozása.
Ha Microsoft 365-öt használ, valószínűleg látta már a SharePointot az alkalmazáslistájában, többnyire figyelmen kívül hagyva. A legtöbb vállalkozástulajdonos előbb-utóbb felteszi a kérdést, hogy mi az a SharePoint, anélkül hogy egyértelmű választ kapna.
Íme az az egyértelmű válasz: mit csinál valójában a SharePoint, valós SharePoint felhasználási esetek és hogy mikor áll készen a vállalkozása a használatára.
Mi az a SharePoint, egyszerűen fogalmazva?
A SharePoint a Microsoft eszköze a vállalati információk tárolására, rendszerezésére és megosztására egy központi helyen. Ha azon gondolkodik, hogy mi az a SharePoint egy normál megosztott meghajtóhoz képest, a különbség a struktúrában rejlik. Minden kereshető, jogosultság-vezérelt, és úgy készült, hogy működjön a Microsoft 365 többi részével.
A Microsoft 365 SharePoint csomagok már tartalmaznak mindent, amire a legtöbb kisvállalkozásnak szüksége van az induláshoz, így ritkán merül fel extra költség a feloldásához. Már ott van, többnyire használatlanul.
A motorháztető alatt a SharePoint valójában több olyan dolgot is működtet, amelyeket talán már használ anélkül, hogy tudná. Minden Microsoft Teamsnek van mögötte egy SharePoint oldala. Minden megosztott dokumentumtár a SharePointon található. Még a vállalati intranete is, ha van ilyen, valószínűleg erre épül.
Gyakori SharePoint felhasználási esetek kisvállalkozások számára
A SharePoint vállalkozásoknak néhány konkrét feladatra korlátozódik, nem valami elvont vállalati koncepcióra:
- Dokumentumtárak. Egy megosztott, verziókezelt hely szerződéseknek, szabályzatoknak, sablonoknak és projektfájloknak, az e-mail beérkező üzenetek között szétszórt másolatok helyett.
- Csapatwebhelyek. Egy dedikált hely osztályonként vagy projektenként, saját fájlokkal, naptárral és feladatlistával.
- Intranet. Egy vállalati kezdőlap bejelentésekkel, HR dokumentumokkal és hivatkozásokkal a munkavállalók által naponta használt eszközökhöz.
- Jogosultságkezelés. Részletes szabályok arról, hogy ki tekinthet meg vagy szerkeszthet meghatározott fájlokat vagy mappákat, amit nehéz kezelni e-mail mellékletekkel vagy megosztott meghajtóval.
- Munkafolyamat-automatizálás. A Power Automate-tel kombinálva a SharePoint automatikusan indíthat jóváhagyásokat, értesítéseket és rutinfeladatokat.
SharePoint vs OneDrive vs Teams fájlok: mi a különbség?
Itt kezdődik a legtöbb zűrzavar, mert mindhárom hasonlóan néz ki a felszínen.
A OneDrive személyes tároló. Ez az Ön saját fájljai, Önnek szánva, ahol a megosztás inkább kivétel, mint szabály. A SharePoint fordítva épül fel: alapértelmezetten megosztott, egy csapatnak vagy az egész vállalatnak szánva. A Teams fájlok valójában SharePoint a háttérben. Amikor feltölt egy fájlt egy Teams csatornába, az automatikusan a csapat SharePoint oldalán tárolódik.
Egy egyszerű szabály a SharePoint vs OneDrive kérdésben: ha egy fájl egy személyhez tartozik, a OneDrive-on van. Ha egy csapathoz vagy a vállalathoz tartozik, a SharePointra való.
Amikor a vállalkozásának még nincs szüksége SharePointra
A SharePoint nem automatikusan a megfelelő lépés minden vállalkozás számára. Ha Ön egy ötfős kis csapat, amely már megosztja a fájlokat a Teamsen keresztül, valószínűleg már használja a SharePoint alapjait anélkül, hogy közvetlenül hozzá kellene nyúlnia. Egy teljes intranet vagy összetett oldalstruktúra túl korai kiépítése csak olyan terhet ad hozzá, amit senki sem használ.
Megéri a beállítás, ha valódi súrlódást észlel: az emberek nem találják a dokumentum megfelelő verzióját, bizalmas fájlokat e-mailben osztanak meg, új munkavállalók betanítása szétszórt mappák átkutatását jelenti, vagy az osztályok mindegyike saját, következetlen módon tárolja az információkat.
Kezdés túlbonyolítás nélkül
Miután megválaszolta, hogy mi az a SharePoint a saját csapata számára, azok a vállalkozások hozzák ki belőle a legtöbbet, amelyek kicsiben kezdenek. Egy jól szervezett dokumentumtár többet ér, mint egy kiterjedt intranet, amit senki sem tart karban. Onnan bővíthet csapatwebhelyekre, jogosultsági struktúrákra és automatizálásra, ahogy a szükség ténylegesen felmerül.
Itt fizet ki egy kis útmutatás is. A mappastruktúrák és jogosultságok megfelelő beállítása az első naptól kezdve sok utólagos takarítást takarít meg, és közvetlenül kapcsolódik a vállalkozása szélesebb körű felhő kontra helyszíni stratégiájához. Természetesen illeszkedik az értekezlet-túlterhelés csökkentése okosabb IT eszközökkel című cikkünkben tárgyalt együttműködési eszközök mellé is.
A technikai részletekért közvetlenül a forrásból a Microsoft saját SharePoint áttekintése és a történetéről és architektúrájáról szóló háttér egyaránt érdemes egy pillantást vetni.
Gyakran ismételt kérdések
Mire használják a SharePointot egy kisvállalkozásban?
Főleg megosztott dokumentumtárolásra, csapatwebhelyekre, belső intranetre és jogosultságkezelésre, hogy ki láthat vagy szerkeszthet meghatározott fájlokat.
A SharePoint ugyanaz, mint a OneDrive?
Nem. A OneDrive személyes fájlokhoz való, míg a SharePoint megosztott, csapatalapú tárolásra és együttműködésre készült.
Szükségem van SharePointra, ha már használom a Teamst?
Valószínűleg már használja anélkül, hogy tudná. A Teams fájltárolás a háttérben SharePointon fut.
Nehéz beállítani a SharePointot?
Az alapok egyszerűek. Bonyolultabbá válik, ha egyedi oldalakat, automatizált munkafolyamatokat vagy részletes jogosultsági struktúrákat épít, és itt segít az IT támogatás.
Meer lezen
Veelgestelde vragen
Mire használják a SharePointot egy kisvállalkozásban?
Főleg megosztott dokumentumtárolásra, csapatwebhelyekre, belső intranetre és jogosultságkezelésre, hogy ki láthat vagy szerkeszthet meghatározott fájlokat.
A SharePoint ugyanaz, mint a OneDrive?
Nem. A OneDrive személyes fájlokhoz való, míg a SharePoint megosztott, csapatalapú tárolásra és együttműködésre készült.
Szükségem van SharePointra, ha már használom a Teamst?
Valószínűleg már használja anélkül, hogy tudná. A Teams fájltárolás a háttérben SharePointon fut.
Nehéz beállítani a SharePointot?
Az alapok egyszerűek. Bonyolultabbá válik, ha egyedi oldalakat, automatizált munkafolyamatokat vagy részletes jogosultsági struktúrákat épít, és itt segít az IT támogatás.
Ez a cikk adott néhány ötletet?
Derítsd ki, mit tehetünk érted, egyeztess egy hívást még ma.
Az EvolvingDesk-ről: Az IT egyszerűvé tétele
Az összetett IT-t egyszerű, hatékony megoldásokká alakítjuk a vállalkozásod számára. Legyen szó felhőszolgáltatásokról, egyedi alkalmazásokról vagy hálózatkezelésről, az EvolvingDesk a legújabb technológiát személyes szolgáltatással ötvözi, hogy a vállalkozásod biztonságban maradjon, kapcsolódjon és készen álljon a növekedésre. Az IT egyszerűen, ahogy lennie kell.
Mit csinálunk?
Az EvolvingDesk-nél praktikus IT-megoldásokat nyújtunk, amelyek illeszkednek a vállalkozásod működéséhez. A személyre szabott szoftverektől és megbízható üzleti WiFi-től kezdve az intelligens megfigyelésig és a gyakorlati támogatásig gondoskodunk arról, hogy a technológiád zökkenőmentesen működjön, így a céljaidra összpontosíthatsz.