Copilot engedélyek: A probléma, amit a bevezetés felszínre hoz

Két héttel az AI asszisztens bekapcsolása után egy általunk ismert cégnél kínos pillanat adódott. Egy alkalmazott rutinkérdést tett fel a fizetési sávokról, pusztán kíváncsiságból, és részletes választ kapott. Az idézett dokumentum 2021 óta egy SharePoint oldalon volt, egy olyan csoporttal megosztva, amely csendben a cég nagy részét magában foglalta.

Semmit sem törtek fel. Senki sem szegte meg a szabályt. A fájl mindig is olvasható volt az adott személy számára, és öt évig senki sem találta meg, mert senki sem gondolt arra, hogy megkeresse. Ez a kényelmetlen igazság a Copilot engedélyekkel kapcsolatban: az asszisztens nem nyit új ajtókat, csak átsétál azokon, amelyeket nyitva hagyott.

A keresés korábban elrejtette a hibáit

Húsz éven át a rossz fájlengedélyeket a rossz keresés védte. A hagyományos kereséshez a megfelelő fájlnévre vagy egy már ismert kifejezésre van szükség. Ha egy érzékeny dokumentum egy rosszul elnevezett mappában volt, az gyakorlatilag láthatatlan maradt.

A Microsoft 365 Copilot nem így működik. Jelentés alapján gondolkodik. Kérdezzen a leépítési tervekről, és megtalálja a „Q3 tervezés v4 VÉGLEGES” nevű fájlt, még akkor is, ha a „leépítés” szó sehol sem szerepel a címben. Minden dokumentum, amelyet egy felhasználó technikailag elérhet, valóban megtalálhatóvá válik, gyakran először.

Ez egy funkció. Ezért válnak a Copilot engedélyek adatkezelési kérdéssé bármely bevezetés után körülbelül egy hónappal.

Amit egy Copilot engedély audit tipikusan feltár

Amikor egy környezetet felülvizsgálunk egy bevezetés előtt, ugyanazok a dolgok bukkannak fel újra és újra:

• Egy általános céges oldal, ahol „mindenki” szerkesztési jogot kapott egy sietős migráció során
• HR vagy pénzügyi dokumentumok egy olyan részlegmappában tárolva, amelyet a cég fele megnyithat
• Régi projekthelyek, amelyek évekkel ezelőtt távozott személyekhez tartoztak, és még mindig meg vannak osztva az egész szervezettel
• Megosztási linkek „bárki a cégnél” beállításra állítva, mert gyorsabb volt, mint neveket kiválasztani
• OneDrive mappák, amelyeket egyszer megosztottak egy kollégával, majd elfelejtettek, és az accountot átvevő személy örökölte

Ez mind nem hanyagság. Ez a mindennapi munka maradványa, szokásos időnyomás alatt. A SharePoint engedélyek felhalmozódnak, és szinte senki sem ellenőrzi őket, mert eddig nem volt következménye.

A túlmegosztás a valódi diagnózis

Az iparági szó erre a túlmegosztás, és érdemes pontosan meghatározni, mit is jelent. Az adatai nem szivárognak ki a cégből. A probléma belső: az emberek sokkal többet érhetnek el, mint amennyit a szerepük megkövetel.

Az ebből fakadó kockázat valójában nem a kíváncsiságról szól. Arról szól, mi történik, ha egy fiók kompromittálódik. Ha egyetlen ellopott jelszó beszélgetési hozzáférést biztosít egy támadónak mindenhez, amit az alkalmazott elméletileg elolvashatna, egy adathalász e-mail robbanási sugara teljesen megváltozik.

Más szóval, a Copilot engedélyek nem az AI által bevezetett új probléma. Ezek a meglévő hozzáférési modellje, végre láthatóvá téve.

A Copilot engedélyek javítása a bekapcsolás előtt

A jó hír az, hogy a munka véges, és javítja a biztonságát, függetlenül attól, hogy valaha is telepít-e asszisztenst.

Először keresse meg a legrosszabb elkövetőket. Azonosítsa azokat a webhelyeket és mappákat, amelyek mindenki számára meg vannak osztva, és azokat, amelyek a legnagyobb közönséggel rendelkeznek. Ez a maroknyi hely általában a kitettség nagy részét teszi ki.

Kezelje a nyilvánvalóan érzékeny anyagokat. Fizetési adatok, szerződések, igazgatósági dokumentumok, személyes adatok. Helyezze át őket egy olyan helyre, ahol egy szándékos, kis csoport fér hozzá, akiknek szükségük van rájuk.

Javítsa ki az alapértelmezett megosztási beállítást. Ha az új linkek alapértelmezetten cégszintű hozzáférést biztosítanak, minden jövőbeli megosztás hozzáadódik a halomhoz. Változtassa meg egyszer, és a probléma megszűnik növekedni.

Tisztítsa meg a tulajdonos nélküli webhelyeket. Minden, ami egy távozott személyhez tartozik, vagy új tulajdonost, vagy archiválást igényel.

Aztán kezdje kicsiben. Vezesse be egy részlegnél, figyelje meg, mit találnak az emberek, és onnan bővítse. Egy pilot projekt felszínre hozza a meglepetéseket, amíg még olcsók.

Ne tévessze össze ezt egy licencproblémával

Gyakori félreértés: az emberek azt feltételezik, hogy a megfelelő licenc megvásárlása megoldja ezt. Nem így van. A licencek eszközöket biztosítanak az adatkezeléshez, beleértve az érzékenységi címkéket és a túlmegosztásról szóló jelentéseket, de egyetlen eszköz sem dönti el, kinek kellene olvasnia a fizetési felülvizsgálatát. Ez az Ön ítélete, és ezért nem lehet a Copilot engedélyeket egy termékfunkcióra kiszervezni.

Ugyanígy, ne hagyja, hogy ez megállítsa. Egy asszisztens, amely a második héten felszínre hoz egy kényelmetlen dokumentumot, vitathatatlanul szívességet tett Önnek, mert az alternatíva az volt, hogy ugyanezt a kitettséget egy incidens során fedezi fel.

Tisztítsuk meg ezt a bevezetés előtt

Az engedélyek felülvizsgálata egy teljes bérlőn keresztül pontosan az a fajta munka, amely soha nem kerül senki listájának élére. Részletes, lassú, és megköveteli annak ismeretét, hogy mely beállítások számítanak valójában.

Itt jövünk mi a képbe. Az EvolvingDesknél felülvizsgáljuk a Copilot engedélyeit bármely AI bevezetés előtt: feltérképezzük, ki mit érhet el, megjelöljük a túl széles körben megosztott webhelyeket, megfelelő hozzáférés-szabályozás mögé helyezzük az érzékeny anyagokat, és beállítjuk az alapértelmezéseket, amelyek megakadályozzák a rendetlenség visszatérését. Ezután segítünk a fokozatos bevezetésben, így semmi sem ér meglepetésként.

Olyan asszisztenst kap, amelyben csapata megbízhat, és egy olyan hozzáférési modellt, amely végre tükrözi, hogyan szerveződik valójában a vállalkozása. Nincs kínos pillanat a második héten.

Gondolkodik a Copiloton? Tervezzen egy hívást, és azzal kezdjük, hogy megmutatjuk, mit találna ma.

Olvasson tovább

• Mi az a Microsoft Copilot, és hogyan használhatja vállalkozása
• Az AI bevezetése előtt szükséges IT alapok
• Mi történik az adataival, amikor egy alkalmazott távozik

Háttéranyag: A Microsoft arról, hogyan kezeli a Copilot az adatait és a SharePoint útmutató a tartalom Copilotra való előkészítéséhez.