Miért bukik el az intranet elfogadása, és hogyan nyerhetők vissza a munkavállalók

Minden vállalati intranet nagy bejelentéssel és azzal az ígérettel indul, hogy ezúttal tényleg megmarad. Hat hónappal később a használat csendben szinte nullára esik, és a munkavállalók visszatérnek ahhoz, hogy inkább egy kollégát kérdeznek meg chaten, ahelyett hogy a platformon keresnének, amelynek pont ezt a szokást kellett volna felváltania. A gyenge intranet elfogadás nem rejtély, hanem kiszámítható minta kiszámítható okokkal.

Miért bukik el oly gyakran az intranet elfogadása

A legtöbb intranet aköré épül, amit a vállalat közzé akar tenni – bejelentések, szabályzatok, szervezeti diagramok –, nem pedig aköré, amit a munkavállalóknak ténylegesen meg kell találniuk egy átlagos munkanap során. Ez az eltérés az alapvető ok a gyenge intranet elfogadás mögött vállalatnál vállalat után.

Közvetítésre épül, nem keresésre

A munkavállalók nem azért látogatják az intranetet, hogy híreket böngésszenek, hanem azért, hogy egy konkrét választ keressenek. Ha a keresés gyenge, vagy a kezdőlap bejelentések fala, akkor inkább távoznak és megkérdeznek valakit.

A tartalom gyorsan elavul

Egy elavult szabályzatokkal és halott linkekkel teli intranet heteken belül megtanítja a munkavállalókat arra, hogy ne bízzanak benne. Ha ez a bizalom egyszer elvész, az intranet elfogadás újjáépítése sokkal több erőfeszítést igényel, mint amennyit a fenntartása igényelt volna.

Senki sem felel érte az indulás után

A kezdeti bevezetés figyelmet és költségvetést kap. Hat hónappal később senki sem ellenőrzi a tartalmat, javítja a hibás oldalakat vagy népszerűsíti az újdonságokat, és a platform csendben kikopik a napi szokásokból.

Jelek, hogy az intranet elfogadása már csúszik

Néhány figyelmeztető jel általában jóval azelőtt megjelenik, hogy a vezetés észrevenné a problémát:

• A keresést ritkán használják, és amikor mégis, az eredmények megbízhatatlannak vagy elavultnak tűnnek
• Az alkalmazottak a kollégáktól kérnek információt chaten, amit az intranetnek kellene megválaszolnia
• Az oldalmegtekintések száma stagnál vagy csökken hónapról hónapra, különösen a kulcsfontosságú szabályzati oldalak esetében
• Az új munkatársaknak azt mondják, hogy „csak kérdezzenek meg valakit”, ahelyett, hogy az intranetre irányítanák őket

Ezek közül egyik sem drámai önmagában, és pontosan ezért szokott az intranet elfogadás csendben erodálódni, nem pedig egyszerre összeomlani. Ha korán észrevesszük ezek közül kettőt-hármat, az sokkal olcsóbb, mint egy teljes újraindítás egy évvel később. A gyenge intranet használhatóság szinte mindig a közös szál, amely végighúzódik mindegyik tüneten.

Mit csinálnak másképp a kiváló digitális munkahelyek

Azok a vállalatok, amelyeknél valóban erős az intranet elfogadás, általában élő eszközként kezelik a platformot, nem pedig statikus hirdetőtáblaként. Néhány minta újra és újra felbukkan.

A kereséssel vezetnek, nem a navigációval

A legjobb digitális munkahelyek egy gyors, pontos keresősávot helyeznek előtérbe, és abba fektetnek, hogy az tényleg a helyes választ adja vissza, nem csak lazán kapcsolódó oldalak listáját.

Integrálják a napi eszközökkel

Ahelyett hogy a munkavállalóktól külön oldal látogatását kérnék, a magas elfogadású intranetek a releváns tartalmat a Teamsen vagy emailben jelenítik meg, ott találkozva az emberekkel, ahol amúgy is töltik a napjukat. Ez a fajta digitális munkahely elfogadás általában természetesen megtörténik, amint a platform már nem érződik plusz célállomásnak.

Mérnek és iterálnak

A keresési analitika és az oldallátogatási adatok pontosan megmutatják, mi hiányzik vagy zavaros. Azok a vállalatok, amelyek ezt rendszeresen átnézik, kijavítják a kis hiányosságokat, mielőtt azok olyan okká válnának, amiért a munkavállalók teljesen abbahagyják a platform megbízását.

Gyakorlati lépések az intranet elfogadás újjáépítéséhez

• Vizsgálja meg, mit használnak ténylegesen. Nézze meg az analitikát, és legyen őszinte azzal kapcsolatban, mely részeket nem látogatja már senki.
• Javítsa a keresést, mielőtt funkciókat adna hozzá. Egy jobb keresősáv többet tesz az intranet elfogadásért, mint bármilyen új widget vagy banner.
• Jelöljön ki valódi felelőst. Valakinek át kell néznie a tartalmat, nyugdíjaznia a halott oldalakat és népszerűsítenie az újdonságokat, tényleges ütemterv szerint.
• Vigye a platformot oda, ahol az emberek dolgoznak. Jelenítse meg a kulcsfontosságú tartalmat a Teamsen vagy emailben, ahelyett hogy külön látogatást követelne meg.
• Indítsa újra csendben, de következetesen. Egy nagy újraindítási esemény gyorsan elhalványul, a kis, rendszeres ösztönzések tartós szokásokat építenek helyette.

Mit mond a kutatás

A Nielsen Norman Group intranetekkel kapcsolatos kutatása következetesen azt találja, hogy a használhatóság és a megtalálhatóság, nem pedig a vizuális dizájn az, ami elválasztja azokat az intraneteket, amelyeket a munkavállalók tényleg használnak, azoktól, amelyeket csendben elhagynak. Ez egybecseng azzal, amit a KKV-k körében látunk: az intranet elfogadási problémák szinte mindig keresési és tartalmi problémák, dizájnpanasznak álcázva. Az intranetekről szóló Wikipedia-szócikk hasonlóan úgy határozza meg a munkavállalói intranetet, mint olyan eszközt, amelynek a napi belső kommunikációt és együttműködést kell támogatnia, nem pedig egyszerűen digitális hirdetőtábla.

Hol kezdje, ha az elfogadás már alacsony

Nem kell újjáépítenie az egész intranetet, hogy javulást lásson. Kezdje a legnagyobb napi frusztrációval – általában a kereséssel –, és azt javítsa ki először, mielőtt bármi máshoz hozzányúlna. A találkozó-túlterheltség csökkentéséről okosabb IT- és együttműködési eszközökkel szóló cikkünk egy kapcsolódó mintát fed le: apró súrlódási pontokat, amelyek csendben sokkal több időbe kerülnek, mint amilyennek tűnnek. És ha szélesebb képet szeretne arról, miért marad észrevétlen a legjobb IT ahelyett, hogy ünnepelnék, miért nem veszik észre soha a legjobb IT-t című írásunk elmagyarázza, miért a láthatatlan, működő rendszerek a valódi cél.

A lényeg

A gyenge intranet elfogadás ritkán arról szól, hogy a munkavállalók ellenállnának a változásnak – szinte mindig egy olyan platformról van szó, amely nem ad megbízhatóan választ arra a kérdésre, ami valakinek tényleg van, és olyan belső kommunikációról, amely közvetít ahelyett, hogy hallgatna. Javítsa a keresést, jelöljön ki valódi felelőst, és találkozzon az emberekkel azokban az eszközökben, amelyeket már amúgy is naponta használnak, és az elfogadás természetesen követni fogja.

Az EvolvingDesknél olyan intraneteket és digitális munkahelyeket építünk újjá vállalkozások számára, amelyekre a munkavállalók tényleg támaszkodnak, ahelyett hogy csendben megkerülnék őket. Ha az Ön saját intranet elfogadása csendben csúszott az elmúlt évben, egy célzott keresési és tartalmi audit általában a leggyorsabb út vissza egy olyan platformhoz, amelyben az emberek újra megbíznak.