Az IT skálázása 10 főről 50 főre: mi törik el elsőként

Tíz fős létszámnál az IT egyszerű. Mindenki ismer mindenkit, egyetlen megosztott meghajtó tárolja a fájlokat, és ha valami elromlik, az oldja meg, aki a legügyesebb hozzá. Ez működik, és jól működik.

Huszonöt és negyven fő között valahol ez a berendezkedés megszűnik tartani magát. Nem drámaian, csak fokozatosan, majd egyszerre. Az IT skálázása kevésbé a nagyobb eszközök beszerzéséről szól, mint inkább azoknak a szokásoknak a lecseréléséről, amelyek csak azért működtek, mert mindenki látta egymást.

Mi törik el elsőként, sorrendben

Megosztott bejelentkezések

Ha ketten osztoznak egy fiókon, az még kezelhető. Ha tizenketten, az már nem. Elveszik minden nyoma annak, hogy ki mit csinált, nem lehet egyetlen ember hozzáférését megszüntetni anélkül, hogy mindenki jelszavát meg ne kellene változtatni, és a kilépés kezelése az egész vállalatot érintő bejelentéssé válik.

Ez általában az első dolog, ami megadja magát, és ha időben észreveszik, a legolcsóbb is megoldani.

A mappastruktúra

Egy mappaelrendezés, amely tíz főnél még logikus volt, negyven főnél áttekinthetetlenné válik. Az emberek elkezdenek saját másolatokat készíteni, mert az eredeti megtalálása lassabb, mint újra elkészíteni azt, és egy éven belül senki sem tudja, melyik verzió az aktuális.

Hozzáférési jogok másolás útján

Az új belépők azt kapják, amit az adott szerepkörben előttük dolgozó utoljára kapott. Senki sem von vissza semmit. Két év növekedés után a vállalat fele olyasmit is megnyithat, amit soha nem kellene látnia – ez valódi problémává válik abban a pillanatban, amikor bevezetnek egy olyan rendszert, amely mindenben keres.

Az az egy ember, aki mindent tud

Minden növekvő vállalatnál van valaki, aki beállította a rendszereket, és fejben tartja a részleteket. Tíz fős csapatnál ez hatékony. Ötven fősnél ez egy olyan kockázat, amelyre nem lehet biztosítást kötni.

Munkába állás

Ha egy új kolléga beillesztése alkalomszerűen történik, az rendben van, ha évente kétszer fordul elő. Ha havonta vesznek fel embereket, az improvizáció meglátszik: a laptopok később érkeznek, a fiókok hiányoznak, az első nap pedig várakozással telik.

A hálózat

A tizenkét fős létszámra méretezett vezeték nélküli hálózat negyven főnél már küszködik, a tüneteket pedig inkább az internetkapcsolatnak, mint az access pontoknak tulajdonítják.

Miért tűnik hirtelennek

A növekedés fokozatos, de ezek a problémák küszöbértékek. Harmincegy főnél semmi sem romlik el abból, ami harminc főnél még rendben volt. Ami történik, az az, hogy a megoldások, amelyekkel eddig áthidalták a problémákat, láthatóvá válnak.

A klasszikus jel az, hogy technikailag minden működik, mégis minden tovább tart. Az emberek pár percet töltenek egy fájl keresésével, hozzáférésre várva, megkérdezve, kinél van a bejelentkezési adat. Szorozzuk meg ezt a kis súrlódást negyven munkatárssal, és valódi költséggé válik, amely soha nem jelenik meg incidensként.

Ez az oka annak is, hogy az IT skálázása ritkán érkezik egyetlen döntés formájában. Senki sem javasolja kifejezetten. Apró panaszok sorozataként bukkan fel, amelyek mindegyike túl jelentéktelennek tűnik ahhoz, hogy cselekedjenek miatta.

Mire van valójában szükség az IT skálázásához

A változások kevésbé drámaiak, mint amitől az emberek tartanak. Többnyire arról van szó, hogy az informális megoldásokat meghatározott folyamatokkal váltják fel.

• Egyéni fiókok, mindig. Egy ember, egy bejelentkezés, a hozzáférés csoportokon keresztül, nem személyenként kiosztva.
• Szerepkör szerint meghatározott hozzáférés. Írják le egyszer, hogy az egyes szerepkörök mit kapnak. Minden jövőbeli felvétel ezután perceket vesz igénybe.
• Belépési és kilépési folyamat. Dokumentálva, ideális esetben automatizálva, hogy semmi se múljon az emlékezésen.
• Felügyelt eszközök. Tíz laptopnál még körbe lehet járni. Ötvennél már eszközkezelésre van szükség: a frissítések és a titkosítás központi vezérlésére, valamint arra a lehetőségre, hogy egy elveszett gépet távolról töröljenek.
• Dokumentáció. Hogy az, aki mindent beállított, el tudjon menni szabadságra.
• A jelenlegi létszámra méretezett hálózat. Nem az, amelyik a beköltözéskor volt megfelelő.

Az IT skálázásához a legjobb pillanat valamivel azelőtt van, hogy szükség lenne rá

A kellemetlen igazság az, hogy a megfelelő pillanat ennek megoldására akkor van, amikor még minden rendben lévőnek tűnik. Ha a súrlódás már nyilvánvaló, azt nyomás alatt kell javítani, általában egy olyan növekedési szakasz mellett, amely már amúgy is mindenki figyelmét leköti.

Ha huszonöt fősek, és két éven belül ötvenre terveznek bővülni, az a megfelelő időablak. A megosztott bejelentkezések szétszálazása most kis feladat, később viszont valódi projekt, mert addigra már integrációk, postafiókok és évek története kapcsolódik hozzájuk.

Mindez nem jelenti azt, hogy vállalati rendszereket kellene vásárolni. A már meglévő eszközök, megfelelően konfigurálva, a legtöbb igényt fedezik. Ami változik, az az, hogy valakinek el kell döntenie, hogyan kell ezeket elrendezni, ahelyett hogy minden új belépő örökölné az előző beállítását.

Építsük fel azt a verziót, amely skálázható

A legtöbb vállalatnak ebben a szakaszban nem több IT-re van szüksége. Arra van szükségük, hogy a meglévő IT-jüket másképp rendezzék el, és hogy legyen valaki, aki ezt úgy teszi meg, hogy közben nem áll le a vállalkozás egy hónapra.

Az EvolvingDesknél pontosan ezzel az átmenettel foglalkozunk. A megosztott bejelentkezéseket megfelelő fiókokra cseréljük, a hozzáférést szerepkör szerint határozzuk meg, automatizáljuk a munkába állást, hogy egy új kolléga már az első napon készen álljon, az eszközöket felügyelet alá vonjuk, és a hálózatot arra a vállalatra méretezzük, amivé válnak, nem arra, amilyenek eddig voltak. Ez szakaszosan, a munkájuk mellett történik, nem egyetlen zavaró hétvégén.

Az eredmény egy olyan környezet, ahol öt új ember felvétele egy hétköznapi hét, nem pedig egy esemény.

Gyorsabban nőnek, mint a rendszereik? Foglaljon egy hívást, és megnézzük, Önöknél konkrétan mi fog elsőként eltörni.

Bővebben

• Mi történik az adataival, ha egy munkatárs távozik
• A kkv-k útmutatója üzleti laptopok vásárlásához
• Mennyibe kerül az IT-menedzsment alkalmazottanként, havonta

További olvasnivaló: az NCSC kiberkockázat-kezelési útmutatója igazgatóságok számára és a Microsoft bevált gyakorlatai a szerepkör-alapú hozzáféréshez.